Menu Hotline: 0989.869.523

Thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động

Thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Đây là một thủ tục không phải ai cũng nắm rõ quy trình thực hiện.

Luật tư vấn P&P sẽ cung cấp tới quý khách hàng thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động như sau:

Căn cứ pháp lý


- Luật bảo hiểm xã hội 2014

- Luật việc làm 2013

- Luật bảo hiểm y tế 2014

- Quyết định số 595/QĐ-BHXH

- Quyết định số 90/2019/NĐ-CP

- Chương III Nghị định số 28/2020/NĐ-CP

Bảo hiểm là gì?


Bảo hiểm là một hoạt động qua đó một cá nhân có quyền được hưởng trợ cấp nhờ vào một khoản đóng góp cho mình hoặc cho người thứ 3 trong trường hợp xảy ra rủi ro. Khoản trợ cấp này do một tổ chức trả, tổ chức này có trách nhiệm đối với toàn bộ các rủi ro và đền bù các thiệt hại theo các phương pháp của thống kê

- Theo quy định của pháp luật, hiện nay có 04 loại bảo hiểm mà doanh nghiệp phải đóng cho người lao động đó là: bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

+ Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

+ Bảo hiểm thất nghiệp là một loại bảo hiểm xã hội hỗ trợ người lao động trong trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng lao động với đơn vị sử dụng lao động. Từ đó, hỗ trợ người lao động học nghề, tìm kiếm việc làm dựa trên cơ sở Qũy bảo hiểm thất nghiệp. 

Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm bắt buộc được áp dụng đối với các đối tượng theo quy định của Luật này để chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận do Nhà nước tổ chức thực hiện

+ Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp là một chế độ mà người sử dụng lao động bắt buộc phải đóng cho người lao động nhằm bảo đảm hơn đời sống của những lao động khi gặp các rủi ro tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp

Những ai được tham gia bảo hiểm?


*Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bao các đối tượng quy định tại Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội 2014

* Đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp được quy định tại Điều 43 Luật việc làm:

“1. Người lao động phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp khi làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc như sau:

a) Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc không xác định thời hạn;

b) Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc xác định thời hạn;

c) Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng.

Trong trường hợp người lao động giao kết và đang thực hiện nhiều hợp đồng lao động quy định tại khoản này thì người lao động và người sử dụng lao động của hợp đồng lao động giao kết đầu tiên có trách nhiệm tham gia bảo hiểm thất nghiệp.

3. Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, hộ kinh doanh, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động quy định tại khoản 1 Điều này.”

*Đối tượng tham gia bảo hiểm y tế được quy định tại Điều 17 Quyết định số 595/QĐ-BHXH gồm các nhóm: Nhóm do người lao động và đơn vị đóng, nhóm do tổ chức BHXH đóng, nhóm do ngân sách nhà nước đóng.

*Đối tượng tham gia bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp:

- Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức;

- Người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn và HĐLĐ có thời hạn từ đủ 03 tháng trở lên và người làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng (thực hiện từ ngày 01/01/2018). Không bao gồm người lao động là người giúp việc gia đình;

- Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý Điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

- Trường hợp người lao động giao kết HĐLĐ với nhiều người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động phải đóng BHTNLĐ, BNN theo từng HĐLĐ đã giao kết nếu người lao động thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc.

- Người sử dụng lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Quyết định số 595/QĐ-BHXH

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Vì sao phải đóng bảo hiểm?


- Thứ nhất: Đóng bảo hiểm là quyền lợi của người lao động khi làm việc tại cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định. Khi đóng bảo hiểm bạn sẽ được hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất... Do đó, người lao động phải yêu cầu người sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội cho mình khi đủ điều kiện.

- Thứ hai: Đóng bảo hiểm cho người lao động để thể hiện rằng người lao động muốn gắn bó lâu dài với người lao động. Bởi khi đó, người lao động được đảm bảo các quyền lợi cơ bản của mình trong công ty nên sẽ cống hiến hết sức cho công ty.

- Thứ ba: Đóng bảo hiểm cho người lao động là nghĩa vụ của người sử dụng lao động với người lao động và với cơ quan bảo hiểm. Nếu người sử dụng lao động vi phạm các quy định về đóng bảo hiểm cho người lao động thì người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt như sau:

+ Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người lao động có hành vi thỏa thuận với người sử dụng lao động không tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo him tht nghiệp, tham gia không đúng đi tượng hoặc tham gia không đúng mức quy định

+ Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

+ Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Để đóng bảo hiểm cần điều kiện gì?


- Việc đóng bảo hiểm phải dựa trên hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Thời điểm ký hợp đồng lao động là thời điểm bắt đầu đóng bảo hiểm, mức lương trong hợp đồng lao động là căn cứ để xác định mức đóng bảo hiểm. Do đó, để được đóng bảo hiểm, người lao động và người sử dụng lao động cần ký kết hợp đồng lao động.

- Tuy nhiên, có hợp đồng lao động thì chưa chắc người lao động đã được đóng bảo hiểm. Bởi theo quy định của pháp luật thì hợp đồng có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên mới được đóng bảo hiểm.

- Do đó, để đóng bảo hiểm thì người lao động và người sử dụng lao động phải ký kết hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.

Căn cứ để xác định mức đóng bảo hiểm là gì?


- Căn cứ để đóng bảo hiểm là tỷ lệ phần trăm đóng bảo hiểm và tiền lương đóng bảo hiểm.

Tỷ lệ phần trăm đóng bảo hiểm được cơ quan bảo hiểm quy định cụ thể như sau:


Người sử dụng lao động

Người lao động

Bảo hiểm xã hội

TNLĐ - BNN

Bảo hiểm thất nghiệp

Bảo hiểm y tế

Bảo hiểm xã hội

TNLĐ - BNN

Bảo hiểm thất nghiệp

Bảo hiểm y tế

Hưu trí, tử tuất

Ốm đau, thai sản

Hưu trí, tử tuất

Ốm đau, thai sản

14%

3%

0.5%

1%

3%

8%

-

-

1%

1.5%

21.5%

10.5%

Tổng cộng: 32%

Tiền lương để làm căn cứ đóng bảo hiểm là bao nhiêu?


- Mức tiền lương đóng BHXH  dựa vào hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, mức lương này không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Mức tiền lương đóng BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp là mức lương cộng phụ cấp lương (đối với tiền lương do đơn vị quyết định), là tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc là tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề (đối với tiền lương do Nhà nước quy định). Tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như tiền thưởng theo quy định tại Điều 103 của Bộ luật lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động. Vậy mức lương tối thiểu vùng là bao nhiêu:

- Mức lương tối thiểu vùng áp dụng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp được quy định tại Nghị định số 90/2019/NĐ-CP như sau:

+ Mức 4.420.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I.

+ Mức 3.920.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II.

+ Mức 3.430.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III.

+ Mức 3.070.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV.

- Địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu vùng được quy định theo đơn vị hành chính cấp quận, huyện, thị xã và thành phố trực thuộc tỉnh. Danh mục địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu thuộc vùng I, vùng II, vùng III và vùng IV được quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

- Việc áp dụng mức lương tối thiểu phải đảm bảo: Mức lương tối thiểu vùng này là mức thấp nhất làm cơ sở để doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận và trả lương, trong đó mức lương trả cho người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường, bảo đảm đủ thời giờ làm việc bình thường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa thuận phải bảo đảm:

+Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc giản đơn nhất;

+ Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc đòi hỏi người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề theo quy định tại khoản 2 Điều này.

- Người lao động làm việc tại khu vực nào thì áp dụng mức lương tối thiểu tại vùng đó.

- VD: Chị A đang ký hợp đồng không xác định thời hạn với một công ty có trụ sở tại quận Hà Đông, thành phố Hà Nội. Vậy mức lương tối thiểu để căn cứ đóng bảo hiểm cho chị A là bao nhiêu? Vì công ty của chị A có trụ sở tại quận Hà Đông, thành phố Hà Nội thuộc vùng I nên mức lương tối thiểu cùng của bạn là 4.420.000 đồng/tháng. Hơn nữa bạn là cử nhân nên là được coi là người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề. Do đó mức lương tối thiểu để đóng bảo hiểm cho bạn là: 4.420.000 đồng+ 4.420.000 đồng*7%= 4.729.400 đồng/tháng.

Một người cần đóng bao nhiêu tiền bảo hiểm?


- Công thức tính tiền bảo hiểm: Tiền bảo hiểm phải đóng hàng tháng = Tỷ lệ phần trăm*Mức tiền lương hàng tháng.

- VD: Anh A đang là chuyên viên pháp lý tại một công ty trụ sở quận Đống Đa. Anh đã ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn với công ty, hiện mức lương của anh là 8 triệu đồng/tháng. Để biết anh A cần đóng bao nhiêu tiền bảo hiểm thì phải xét các điều kiện để được đóng bảo hiểm của anh A. Thứ nhất, anh A đã có hợp đồng không xác định thời hạn. Thứ hai, mức tiền lương của anh A là 8 triệu đồng/tháng, cao hơn mức lương tối thiểu vùng (vì anh A làm việc tại Đống Đa thuộc khu vực I và là người lao động đã qua đào tạo nên mức lương tối thiểu vùng tại khu vực này là 4.420.000 đồng+ 4.420.000 đồng*7%= 4.729.400 đồng/tháng). Do đó, anh A có đủ điều kiện để đóng bảo hiểm với mức đóng hàng tháng = 32% * 8.000.000 đồng= 2.560.000 đồng/tháng.

Phương thức đóng như thế nào


-  Đóng hằng tháng: Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

- Đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần: Đơn vị là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì đóng theo phương thức hằng tháng hoặc 03 tháng, 06 tháng một lần. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của phương thức đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH.

- Đóng theo địa bàn: Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh. Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại Công ty mẹ

Thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động


- Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội

Có hai hình thức để nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm là: nộp trực tiếp hoặc nộp qua hệ thống các phần mềm liên kết với cơ quan bảo hiểm. Đối với hình thức nộp qua hệ thống thì cơ quan, đơn vị cần có chữ ký số thì mới có thể nộp hồ sơ.

- Bước 2: Sau khi nhận được sổ BHXH và thẻ BHYT, đơn vị sử dụng lao động sẽ đóng bảo hiểm vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH theo mức đóng và phương thức đóng đã đăng ký.

- Bước 3: Nhận kết quả thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động bao gồm: Sổ BHXH và thẻ BHYT.

Hồ sơ thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động


Người sử dụng lao động nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Thời gian thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động bao lâu?


- Cấp mới sổ BHXH: Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

- Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Cấp mới thẻ BHYT: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Riêng đối với người hưởng trợ cấp thất nghiệp: không quá 02 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Cấp đổi thẻ BHYT:

+ Trường hợp không thay đổi thông tin: không quá 02 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Từ ngày 01/01/2019 trở đi: trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

+ Trường hợp thay đổi thông tin: không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

+ Trường hợp người tham gia đang điều trị tại các cơ sở KCB, thực hiện trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Những vướng mắc khi thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động


Câu hỏi 1: Công ty tôi mới thành lập và đang thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động. Tôi muốn hỏi là việc đóng bảo hiểm hàng tháng trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm hay phải đóng tại nơi nào khác?

Câu trả lời: Công ty bạn có thể lựa chọn một trong hai cách đóng bảo hiểm là trực tiếp hoặc đóng qua ngân hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo có chứng từ đối chiếu miễn giảm thuế cho công ty thì bạn nên viết Ủy nhiệm chi tại ngân hàng. Số tài khoản ngân hàng của cơ quan bảo hiểm sẽ dán tại bộ phận một cửa hoặc bạn có thể hỏi trực tiếp cán bộ bảo hiểm

Câu 2: Một người lao động có được đóng bảo hiểm tại nhiều doanh nghiệp không?

Câu trả lời: Một người chỉ được đóng bảo hiểm tại một doanh nghiệp, bởi:

- Theo quy định tại Khoản 4 điều 85 Luật bảo hiểm xã hội, Người lao động mà giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì chỉ đóng bảo hiểm đối với hợp đồng lao động giao kết đầu tiên.

- Đồng thời, khoản 1 Điều 43 Luật Việc làm 2013 nêu rõ, trong trường hợp người lao động giao kết và đang thực hiện nhiều hợp đồng lao động thì người lao động và người sử dụng lao động của hợp đồng lao động giao kết đầu tiên có trách nhiệm tham gia bảo hiểm thất nghiệp.

- Hơn nữa khi đóng bảo hiểm tại hai doanh nghiệp thì cơ quan bảo hiểm sẽ hoàn trả bảo hiểm theo quy định tại Điều 2 Luật bảo hiểm như sau: Hoàn trả là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

Câu 3: Tôi đã làm việc và đóng bảo hiểm xã hội tại nơi làm cũ. Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với công ty cũ, tôi đã được chốt sổ bảo hiểm tại công ty cũ. Nay tôi làm việc tại công ty mới, vậy việc đóng bảo hiểm của tôi ở công ty mới có được cấp mới sổ bảo hiểm không?

Câu trả lời: Trường hợp của bạn, khi kê khai trên hệ thống bảo hiểm bạn nên kê khai số sổ bảo hiểm cũ thì cơ quan bảo hiểm sẽ không cấp sổ mới cho bạn. Nếu bạn không kê khai số sổ thì cơ quan bảo hiểm sẽ cấp cho bạn một sổ bảo hiểm mới. Việc cấp sổ mới sẽ gây phức tạp sau này vì bạn sẽ phải gộp hai sổ. Nên để trách phức tạp sau này, bạn nên yêu cầu cơ quan bảo  hiểm đóng bảo hiểm trên sổ cũ của mình.

Khách hàng cần cung cấp


- Bản chụp Giấy tờ chứng thực cá nhân của người người lao động (CMND/CCCD/Hộ chiếu)

- Bản chụp Sổ hộ khẩu của người lao động .

- Số sổ bảo hiểm (đối với người lao động đã có sổ bảo hiểm)

Công việc của chúng tôi


- Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động

- Nhận tài liệu từ quý khách.

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

 Liên hệ với chúng tôi


Hotline: 0989.869.523

Email: lienheluattuvan@gmail.com

Đối tác chiến lược