Khái niệm địa giới hành chính được hiểu là ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một số yếu tố chính về tự nhiên, kinh tế, xã hội. Địa giới hành chính được xác định bằng các mốc giới cụ thể thể hiện tọa độ vị trí đó. Trên cơ sở xác định địa giới hành chính, Nhà nước sẽ tiến hành phân cấp đơn vị hành chính theo các cấp như: xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố… Việc xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính các cấp trong phạm vi cả nước do Chính phủ quy định. Nếu có sự thay đổi về địa giới hành chính thì thông tin về địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp cũng sẽ có sự thay đổi. Mặc dù chi nhánh không phải di chuyển địa chỉ nhưng về mặt hành chính và trên thực tế đã có sự thay đổi. Vậy nếu có sự thay đổi về địa giới hành chính như vậy thì chi nhánh có cần làm thay đổi địa chỉ không ?
Khi thay đổi địa giới hành chính có cần thay đổi địa chỉ chi nhánh không ?
- Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020 có quy định như sau:
" Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh
.....
4. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
5. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này" .
- Trong khi đó, giấy chứng nhận chi nhánh có các các nội dung như: Tên chi nhánh; Địa chỉ chi nhánh; số điện thoại, email; Người đứng đầu chi nhánh thì cần phải làm thủ tục thay đổi chi nhánh nên cơ quan có thẩm quyền. Chính vì vậy theo quy định trên thì khi thay đổi địa chỉ chi nhánh thì công ty có trách nhiệm phải làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh nên Sở KH- ĐT nơi chi nhánh đặt trụ sở.
- Khoản 2 Điều 62 Nghị định 01/2021/ NĐ- CP có quy định chi tiết hơn:
" 2. Khi thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trường hợp thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, kèm theo thông báo phải có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện" .
Hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính
1. Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh (mẫu Phụ lục II-9 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
2. Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh (mẫu Phụ lục II-15 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) đối với các công ty đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương (kê khai thông tin về doanh nghiệp theo Giấy đề nghị bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
3. Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực;
4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính
- Khoản 2 Điều 62 Nghị định 01/2021/ ND- CP có quy định
" 2. Khi thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trường hợp thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, kèm theo thông báo phải có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh."
- Như vậy theo quy định trên thì khi thay đổi địa chỉ chi nhánh thì cần nộp hồ sơ tới Sở Kế hoạch- Đầu tư tỉnh, thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở và thời gian xử lý hồ sơ theo luật định mất khoảng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ không cần sửa chữa gì.
Vướng mắc khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính có cần cung cấp hợp đồng thuê mặt bằng không ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính ở trên Sở KH- ĐT thì không cần nộp hợp đồng thuê nhưng doanh nghiệp vẫn phải lưu hợp đồng thuê để chứng minh quyền sử dụng hợp pháp khi cần dùng đến và thông tin nộp lên trên Sở KH- ĐT phải đảm bảo đúng thực tế như trong hợp đồng thuê.
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính có cần cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty mẹ không?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính thì không nhất thiết phải cung cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính thì người đứng đầu chi nhánh ký thông báo hay người đại diện pháp luật công ty ký vào thông báo ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính thì người đại diện theo pháp luật công ty là người ký hồ sơ chứ không phải người đứng đầu chi nhánh ký hồ sơ.
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính cho công ty cổ phần và TNHH hai thành viên trở lên có cần nộp biên bản họp không ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính thì không nhất thiết phải cung cấp biên bản họp hay nghị quyết về việc này mà chỉ cần nộp thông báo về việc thay đổi.
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính mà công ty lại có nội dung khác thay đổi nhưng muốn gộp cùng vào một hồ sơ có được không ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính có thể gộp được hồ sơ cùng với các nội dung thay đổi khác của chi nhánh. Nhưng cũng cần xem xét nội dung thay đổi khác là nội dung gì để xem có gộp vào hồ sơ được không.
Dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính.
- Tư vấn các thủ tục liên quan đến thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính;
- Nhận hồ sơ khách hàng để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính;
- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính;
- Nộp hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính;
- Liên hệ cơ quan nhà nước và người có liên quan để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính;
- Nhận kết quả thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính;
- Bàn giao kết quả cho khác hàng sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh do thay đổi địa giới hành chính;
