Khái niệm địa giới hành chính được hiểu là ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một số yếu tố chính về tự nhiên, kinh tế, xã hội. Địa giới hành chính được xác định bằng các mốc giới cụ thể thể hiện tọa độ vị trí đó. Trên cơ sở xác định địa giới hành chính, Nhà nước sẽ tiến hành phân cấp đơn vị hành chính theo các cấp như: xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố… Việc xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính các cấp trong phạm vi cả nước do Chính phủ quy định. Nếu có sự thay đổi về địa giới hành chính thì thông tin về trụ sở sở chính của doanh nghiệp cũng sẽ có sự thay đổi. Mặc dù doanh nghiệp không phải di chuyển trụ sở nhưng tên trụ sở về mặt hành chính và trên thực tế đã có sự thay đổi.
Khi thay đổi địa giới hành chính thì công ty có cần thay đổi trên đăng ký kinh doanh không ?
Theo quy định tại Điều 28- Luật doanh nghiệp 2020 có quy định
" Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
4. Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân" .
Theo quy định tại khoản 1- Điều 30- Luật doanh nghiệp 2020 có quy định:
" 1. Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này."
Bên cạnh đó điểm a khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:
" 2. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp
, như sau:
a) Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định này, doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp"
Như vậy từ những phân tích ở trên thì khẳng định được rằng khi có thay đổi địa chỉ trụ sở công ty do thay đổi địa giới hành chính cần phải làm thông báo cập nhật đến phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Hồ sơ khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính cần những gì ?
Theo Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
1. Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
2. Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Quy trình và thời gian thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính ?
1/ Nơi nộp hồ sơ
Điểm a Khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định:
Doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp
2/ Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc chưa chính xác so với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy do quá trình chuyển đổi dữ liệu, Phòng Đăng ký kinh doanh hướng dẫn doanh nghiệp hoặc trực tiếp bổ sung, cập nhật thông tin theo quy định.
3/ Lệ phí giải quyết
Miễn lệ phí (khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP) quy định:
" Doanh nghiệp không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin về số điện thoại, số fax, thư điện tử, website, địa chỉ của doanh nghiệp do thay đổi về địa giới hành chính và các trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều này" Như vậy, khi địa giới hành chính thay đổi thì địa chỉ công ty cũng phải được thay đổi. Trong trường hợp này, công ty làm thủ tục cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp và sẽ được miễn lệ phí khi thực hiện.
Vướng mắc thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính ?
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có cần nộp lại đăng ký kinh doanh bản đã được cấp không ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính thì không cần nộp lại đăng ký kinh doanh đã được cấp nhưng khi đăng ký kinh doanh mới được cấp thì đăng ký kinh doanh cũ sẽ bị thay thế và các nội dung căn cứ vào đăng ký kinh doanh mới/
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có cần cung cấp chi tiết địa chỉ mới không ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính cần phải cung cấp chi tiết địa chỉ mới để điền vào hồ sơ thông báo cập nhật và thông tin này cần phải chi tiết và chính xác. Ví dụ phải ghi chi tiết Số nhà ( Nếu có); Xã/ phường; Quận/ Huyện; Tỉnh/ Thành phố.
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính mẫu đơn có cần làm theo mẫu không ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính thì mẫu thông báo cần làm theo mẫu (mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty do thay đổi địa giới hành chính nộp trực tiếp hay nộp online qua hệ thống ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính thì đa số hiện nay sẽ nộp online qua hệ thống tuy nhiên cũng phụ thuộc vào từng tỉnh xem có cần nộp hồ sơ bản cứng không nên để biết được chi tiết thì cần xem xét hồ sơ ở tỉnh nào và cơ quan có thẩm quyền ở đó xử lý hồ sơ ra sao.
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có cần cần nhật lại các giấy tờ như: Hóa đơn, tài khoản ngân hàng, chữ ký số không?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty do thay đổi địa giới hành chính nếu xét thấy các hồ sơ đó có những thông tin chứa địa chỉ thay đổi thì phải cần làm thủ tục cập nhật trên các giấy tờ đó để khớp với đăn ký kinh doanh.
Câu hỏi: Khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có làm cùng được với các nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh khác không ?
Trả lời: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty do thay đổi địa giới hành chính tùy vào từng trường hợp có thể gộp được với các hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh khác nên để biết thêm chi tiết thì quý vị có thể cung cấp nội dung thay đổi khác là nội dung nào để xem có gộp được không ?
Dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính.
- Tư vấn các thủ tục liên quan đến thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính;
- Nhận hồ sơ khách hàng để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính;
- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính;
- Nộp hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính;
- Liên hệ cơ quan nhà nước và người có liên quan để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính;
- Nhận kết quả thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính;
- Bàn giao kết quả cho khác hàng sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính;
