Thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương

Thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện là gì?

- Căn cứ khoản 2 điều 45 luật doanh nghiệp 2014, Văn phòng đại diện (VPĐD) là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

- Chức năng của văn phòng đại diện:

+ Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc.

+ Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

+ Tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty...

+ Không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác.

- Tên của văn phòng đại diện là cách gọi văn phòng đại diện để phân biệt với chi nhánh trong cùng công ty và các văn phòng đại diện của các công ty khác. Doanh nghiệp phải kê khai tên của văn phòng đại diện khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Tuy nhiên tên của văn phòng đại diện có thể thay đổi, khi đổi tên văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh.

- Thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện là việc thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp thực hiện đổi tên cho văn phòng đại diện sang một tên khác không giống với tên đã đăng ký.

Tại sao phải thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương?

Khi thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Hải Dương, doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư Hải Dương trong thời gian 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Quá thời hạn nêu trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 3.000.000 – 20.000.000 tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể:

– Doanh nghiệp bị phạt 3.000.000 – 5.000.000 nếu quá hạn từ 11 – 30 ngày

– Doanh nghiệp bị phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 nếu quá hạn từ 31 – 90 ngày

– Doanh nghiệp bị phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên.

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Cần thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương sao cho phù hợp?

Luật doanh nghiệp có quy định về việc đặt tên cho văn phòng đại diện, nên khi thực hiện thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về tên văn phòng đại diện:

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện. Quy định nhằm phân biệt các hình thức của đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thành lập nhiều hình thức đơn vị phụ thuộc.

Đây là những quy định để việc đặt tên của văn phòng đại diện tránh trùng lặp, gây nhầm lẫn đảm bảo tên gọi của văn phòng đại diện.

Hồ sơ thay đổi thủ tục tên văn phòng đại diện tại Hải Dương gồm những gì?

Hồ sơ thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện là một hồ sơ khá đơn giản, hồ sơ cần chuẩn bị không phức tạp như các thủ tục hành chính doanh nghiệp khác, bao gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm những nội dung sau: Tên và mã số doanh nghiệp; tên và mã số văn phòng đại diện; nội dung thay đổi và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ đối với trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ, đối với người trực tiếp nộp hồ sơ cần chuẩn bị giấy tờ pháp lý cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân.

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng dại diện.

1. Trình tự thực hiện:

- Trong trường hợp di dời một chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong một tỉnh hoặc thành phố do trung ương điều hành nơi đăng ký chi nhánh hoặc văn phòng đại diện: Doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

- Trong trường hợp văn phòng của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện được chuyển đến tỉnh hoặc thành phố khác thuộc cơ quan trung ương nơi chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đã được đăng ký: Doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh hoặc văn phòng đại diện dự định chuyển đi.

Lưu ý: Trước khi đăng ký thay đổi tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, cơ quan thuế phải làm thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc di dời theo luật thuế.

2. Cách thực hiện:

Đại diện pháp lý gửi trực tiếp Thông báo về các thay đổi trong nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Văn phòng đăng ký kinh doanh hoặc trực tuyến thông qua quy trình trên Cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia.

Bước 3: Nhận kết quả.

Một số vướng mắc khi thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương

Câu hỏi: Khi đặt tên cho văn phòng đại diện, có bắt buộc phải kê khai cả tên văn phòng đại diện tiếng Việt, tên văn phòng đại diện bằng tiếng anh và tên viết tắt không?

Trả lời: Theo hệ thống kê khai của hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia thì tên văn phòng đại diện sẽ có tên tiếng Việt, tên tiếng anh và tên viết tắt. Tuy nhiên luật doanh nghiệp không yêu cầu văn phòng đại diện phải kê khai.

Câu hỏi: Khi thay đổi tên công ty có làm thay đổi tên văn phòng đại diện không?

Trả lời: Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành thì tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ "văn phòng đại diện". Chính vì vậy khi thay đổi tên doanh nghiệp phải đồng thời thay đổi tên văn phòng đại diện.

Câu hỏi: Thay đổi tên văn phòng đại diện có làm thay đổi mã số thuế không?

Trả lời: Mã số văn phòng đại diện là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho văn phòng đại diện khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện. Mỗi văn phòng đại diện có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho đơn vị khác. Do đó khi thay đổi tên văn phòng đại diện không làm thay đổi mã số thuế.

Dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương:

- Tư vấn khách hàng thông tin liên quan đến thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương.

- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương.

- Soạn thảo hồ sơ về thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương.

- Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương.

- Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện tại Hải Dương.

Trên đây là tư vấn của Luật P&P, quý công ty có thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ liên quan xin vui lòng liên hệ trực tiếp đến công ty để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.