Thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương

 Tên công ty là gì? Khi nào cần thay đổi tên công ty?

- Tên công ty là tên gọi của doanh nghiệp được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- Tên công ty rất quan trọng, là cơ sở để xác định doanh nghiệp với một doanh nghiệp khác. Vì vậy, các công ty cần lựa chọn và thay đổi tên sao cho phù hợp, tránh việc trùng lặp, gây nhầm lẫn và phát sinh tranh chấp với công ty khác. 

- Việc thay đổi tên công ty xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như chuyển nhượng lại công ty, thay đổi hình thức kinh doanh,...

- Doanh nghiệp có quyền quyết định thay đổi tên trong quá trình hoạt động theo nhu cầu của mình. Tuy nhiên, cũng có trường hợp công ty buộc phải đổi tên theo yêu cầu của cơ quan chức năng quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đổi tên khi tên đó xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp thì doanh nghiệp có tên vi phạm phải đăng ký thay đổi tên của mình.

Nên lựa chọn tên công ty như thế nào cho phù hợp khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương?

Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp có quyền thay đổi tên nhưng cần tuân theo các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Vậy cần chú ý điều gì khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Phòng?

Các nguyên tắc, điều kiện về tên doanh nghiệp được quy định tại Điều 37, 38, 39,40, 41 của Luật Doanh Nghiệp năm 2020 và Chương 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Theo đó, tên công ty không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với những công ty khác trên phạm vi cả nước, ngoại trừ trường hợp tên dự định đặt trùng với tên đơn vị đã giải thể. Ngoài ra, tên công ty mới phải đảm bảo có hai yếu tố là loại hình doanh nghiệp và tên riêng của doanh nghiệp.

1. Loại hình doanh nghiệp

Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

2. Tên riêng của doanh nghiệp

- Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

- Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

- Không đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.

- Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Hồ sơ thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương gồm những gì?

Để được Sở Kế hoạch & Đầu tư Hải Dương xem xét, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, các doanh nghiệp tại tỉnh sẽ phải soạn thảo hồ sơ theo đúng quy định tại Điều 41 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp cụ thể bao gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo quy định. Nội dung thông báo cần cung cấp đầy đủ thông tin về Tên hiện tại, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; tên dự kiến thay đổi; người đại diện theo pháp luật ký, ghi rõ họ tên.

- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc đổi tên doanh nghiệp. Biên bản phải ghi rõ những nội dung được thay đổi trong Điều lệ công ty.

- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần/của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên/của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên (do Chủ tịch Hội đồng quản trị/Chủ tịch hội đồng thành viên/chủ sở hữu ký). Quyết định phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả thay đổi tên công ty.

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương gồm những bước nào?

Bước 1: Lựa chọn tên công ty mới dự kiến đăng ký.

Bước 2: Kiểm tra khả năng sử dụng tên công ty mới bằng cách tra cứu trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty và nộp hồ sơ, lệ phí thay đổi tên công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch & Đầu tư Hải Dương.

Bước 4: Khắc lại con dấu theo tên công ty đã thay đổi.

Bước 5: Công bố thông tin thay đổi tên doanh nghiệp.

Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương cần lưu ý điều gì?

- Khắc lại con dấu và công bố việc sử dụng mẫu dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia.

- Làm lại biển đặt tại trụ sở công ty, thay đổi thông tin về chữ ký số

- Thông báo và đăng ký thay đổi thông tin chủ sở hữu với các tài khoản ngân hàng công ty.

- Thông báo tới các đối tác đã ký kết hợp đồng dịch vụ.

- Thông báo và nộp hồ sơ đính chính lại thông tin tên chủ sở hữu trên các giấy tờ có đăng ký thông tin chủ sở hữu.

Trường hợp doanh nghiệp có các giấy phép kinh doanh đủ điều kiện kinh doanh như: Giấy phép kinh doanh lữ hành, Giấy phép xuất khẩu lao động; Giấy phép kinh doanh tư vấn du học; Giấy chứng nhận đủ điều kiện An toàn thực phẩm; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…., doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp trên các giấy phép/ giấy chứng nhận này.

Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên từ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và được sử dụng ngay hóa đơn. Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế quản lý và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới.

Một số vướng mắc khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương

Câu hỏi: Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương thì xử lý hóa đơn như thế nào?

Trả lời: Công ty sau khi thay đổi tên sẽ dẫn đến thông tin doanh nghiệp trên hóa đơn sẽ có sự thay đổi. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau đây:

Bước 1: Trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy sẽ tiến hành nộp thông báo hủy hóa đơn giấy tới cơ quan thuế. Trường hợp hóa đơn giấy còn quá nhiều, doanh nghiệp có thể làm công văn đề nghị cơ quan thuế cho phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy và khắc dấu thông tin tên công ty mới để đóng đè nên hóa đơn cũ.

Bước 2: Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, liên hệ với bên kinh doanh hóa đơn điện tử để tiến hành thủ tục thay đổi thông tin doanh nghiệp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Câu hỏi: Công ty tôi ở Hải Dương muốn thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty thì có cần gửi thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội không?

Trả lời: Khi thay đổi tên công ty sẽ liên quan đến việc thay đổi thông tin đơn vị nộp bảo hiểm xã hội. Do đó, doanh nghiệp cần gửi thông báo tới cơ quan bảo hiểm xã hội.

Câu hỏi: Thay đổi tên công ty có ảnh hưởng tới kê khai thuế không?

Trả lời: Thay đổi tên công ty không phải làm thủ tục quyết toán thuế. Khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần cập nhật lại thông tin trên chữ ký số, hóa đơn. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ đẩy thông tin thay đổi sang cơ quan thuế, do đó thông tin kê khai thuế đã được cập nhật theo thông tin tên mới và doanh nghiệp không cần phải kê khai thay đổi với cơ quan đăng ký thuế.

Câu hỏi: Thay đổi tên công ty có phải thay đổi lại nhãn hiệu đã đăng ký?

Trả lời: Doanh nghiệp đã đăng ký nhãn hiệu và được cấp văn bằng, khi thay đổi tên công ty chỉ cần thay đổi thông tin tên công ty trên văn bằng nhãn hiệu mà không phải thay đổi lại nhãn hiệu đã đăng ký. Tuy nhiên, trường hợp tên công ty mới khác hoàn toàn với nhãn hiệu đã đăng ký, doanh nghiệp nên đăng ký nhãn hiệu mới tương ứng với tên doanh nghiệp mới để nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Dịch vụ thay đổi tên công ty tại Hải Dương của Luật P&P:

- Tư vấn cho khách hàng thông tin liên quan đến thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương.

- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương.

- Soạn thảo hồ sơ về thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương.

- Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Hải Dương.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật P&P, quý khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ liên hệ trực tiếp đến công ty để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.