Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện là gì?

- Địa chỉ văn phòng đại diện là nơi đặt văn phòng đại diện, đây là địa chỉ liên hệ của văn phòng đại diện, địa chỉ này phải ghi chi tiết từ số nhà, ngõ, ngách, đường, phố, thôn, xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố.

Ví dụ: Số 1, Đường Lê Thánh Tông, Phường Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng.

- Văn phòng đại diện không bắt buộc phải hoạt động tại một địa chỉ trong suốt quá trình hoạt động. Địa chỉ của văn phòng đại diện có thể thay đổi do nhiều lý do khác nhau. Khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện.

- Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện là các công việc doanh nghiệp thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ  văn phòng đại diện sang một địa chỉ mới.

Tại sao phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng?

Địa chỉ văn phòng đại diện là thông tin không thể thiếu trong nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Đây cũng là thông tin hiển thị trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, nên theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động của các đơn vị phụ thuộc trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nếu không thực hiện thông báo doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính về vi phạm thời hạn thông báo. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 3.000.000 – 20.000.000 tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể:

– Doanh nghiệp bị phạt 3.000.000 – 5.000.000 nếu quá hạn từ 11 – 30 ngày

– Doanh nghiệp bị phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 nếu quá hạn từ 31 – 90 ngày

– Doanh nghiệp bị phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên.

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Điều kiện thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng?

Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cần đáp ứng các điều kiện sau:

- Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật. Vì khi nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu không đầy đủ hồ sơ theo quy định thì hồ sơ được xem là không hợp lệ.

- Địa chỉ trụ sở mới cũng là một điều kiện quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vì pháp luật có quy định về những nơi không được làm trụ sở văn phòng đại diện. Vì vậy mà địa chỉ trụ sở mới của văn phòng đại diện phải đáp ứng theo yêu cầu của pháp luật tránh việc lựa chọn địa chỉ không đúng quy định.

Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng cần lưu ý điều gì?

- Theo quy định trụ sở của văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư, nhà tập thể chỉ có mục đích để ở. Vì tùy theo chức năng mà chung cư sẽ có những kết cấu khác nhau, chung cư chỉ có mục đích để ở sẽ không thể đáp ứng yên cầu để làm trụ sở của văn phòng đại diện.

- Để tránh sự nhầm lẫn về địa chỉ giữa các văn phòng đại diện, hay với địa chỉ của các đơn vị khác khách hàng cần phải ghi thông tin địa chỉ cụ thể, chi tiết từ số nhà/ngõ/ngách/đường/phố đối với văn phòng đại diện tại thành phố và thôn/xóm đối với văn phòng đại diện tại nông thôn.

- Trụ sở của văn phòng đại diện phải thuộc sử dụng của doanh nghiệp.

- Thực hiện thủ tục chốt thuế (nếu cần).

Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng có phải thực hiện thủ tục chốt thuế không?

Theo quy định của luật doanh nghiệp khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp phải thực hiện chốt thuế với cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm theo quy định của luật thuế. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện là chi cục thuế cấp huyện nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở vì vậy khi thay đổi địa chỉ từ quận/huyện này sang quận/huyện khác hoặc chuyển từ tỉnh/thành phố này sang tỉnh/thành phố khác sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Với trường hợp này doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục chốt thuế.

Hồ sơ của thủ tục chốt thuế bao gồm những giấy tờ sau:

- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST

- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ

Quy trình thực hiện chốt thuế

Thẩm quyền: Cơ quan thuế nơi chuyển đi

Trước khi chuyển trụ sở văn phòng đại diện, doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ đến cơ quan thuế nơi chuyển đi hoàn thành cách nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Sau khi hoàn thành thủ tục chốt thuế cơ quan thuế nơi chuyển đi gửi thông báo mẫu số 09-MST về việc chuyển địa chỉ cho doanh nghiệp.

Hồ sơ của thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện tại Hải Phòng gồm những gì?

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là một thủ tục có thành phần hồ sơ khá đơn giản bao gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm các nội dung sau: Tên, mã số doanh nghiệp, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký của doanh nghiệp chủ quản; thông tin của văn phòng đại diện gồm tên, mã số văn phòng đại diện, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; Nội dung đăng ký thay đổi là thay đổi địa chỉ trụ sở: khách hàng kê khai địa chỉ cũ và địa chỉ mới và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và giấy tờ pháp lý của người đi nộp hồ sơ: Căn cước công dân/ chứng minh nhân dân.

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng được thực hiện như thế nào?

Khi thực hiện một thủ tục hành chính doanh nghiệp, khách hàng phải thực hiện theo một trình tự nhất định, trình tự này bao gồm các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư Hải Phòng.

Sau khi nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mới trong thời hạn 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không hợp lệ phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo cho doanh nghiệp và nêu lý do.

Bước 3: Nhận kết quả.

Một số vướng mắc khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Câu hỏi: Công ty tôi đang thực hiện một thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trên cổng thông tin quốc gia thì có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không?

Trả lời: Theo quy định doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện một thủ tục trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Chính vì vậy công ty bạn không thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện.

Câu hỏi: Công ty tôi ở Hà Nội muốn chuyển địa chỉ văn phòng đại diện đến Hải Phòng thì phải nộp hồ sơ ở đâu?

Trả lời: Đây là trường hợp chuyển địa chỉ khác tỉnh nên đầu tiên doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại Hà Nội . Sau khi nhận được thông báo chuyển địa điểm của cơ quan thuế Hà Nội, công ty thực hiện nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện chuyển đến, cụ thể ở đây là phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hải Phòng.

Câu hỏi: Công ty tôi ở Hải Phòng muốn chuyển địa chỉ văn phòng đại diện sang nhà chung cư được không?

Trả lời:

- Theo quy định của Luật Nhà ở, văn phòng đại diện không được đặt tại nhà Chung cư và Nhà tập thể chỉ có mục đích để ở. Quy định này cũng được hướng dẫn chi tiết tại  khoản 7 Điều 80 của Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 10/12/2015, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật nhà ở về xử lý chuyển tiếp đối với việc phát triển và quản lý nhà ở như sau: “Trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành; cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh phải làm thủ tục điều chỉnh lại địa điểm kinh doanh ghi trong giấy tờ đăng ký kinh doanh đã cấp cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sang địa điểm khác trong thời hạn quy định tại Khoản này; quá thời hạn quy định tại Khoản này thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân không được kinh doanh tại căn hộ chung cư”.

- Đối với Nhà Chung cư chỉ có chức năng dùng để ở thì không cho phép Công ty đặt địa điểm kinh doanh. Đối với Chung cư hỗn hợp, có một số tầng được hoặc cả toà nhà được xây dựng với mục đích làm Trung tâm thương mại và Văn phòng cho thuê thì Công ty được phép sử dụng để đăng ký đặt địa chỉ của địa điểm kinh doanh.

Dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng của Luật P&P:

- Tư vấn khách hàng thông tin liên quan đến thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng.

- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng.

- Soạn thảo hồ sơ về thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng.

- Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng.

- Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng.

Trên đây là tư vấn của Luật P&P, quý công ty có thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ liên quan xin vui lòng liên hệ trực tiếp đến công ty để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.