Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trách nhiệm hữu hạn

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trách nhiệm hữu hạn là gì?

Trụ sở chính của công ty đặt trên lãnh thổ Việt Nam là địa chỉ liên lạc của công ty được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử. Trụ sở công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, phố, đường hoặc là thôn, ấp, xã, phường, thị trấn,quận, huyện, thị xã tỉnh, thành phố. Việc thay đổi trụ sở công ty là việc chuyển trụ sở từ nơi này đến nơi khác với nơi đã đăng ký, việc thay đổi trụ sở công ty thường là do nhu cầu kinh doanh, tìm kiếm thị trường và phù hợp với cơ cấu của công ty, khi có sự thay đổi về trụ sở công ty phải gửi thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty trách nhiệm hữu hạn là việc doanh nghiệp gửi thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh về việc thay đổi trụ sở công ty khác với trụ sở đã đăng ký của công ty trách nhiệm hữu hạn.

Tại sao phải tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trách nhiệm hữu hạn?

Trụ sở công ty là thông tin cần phải có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho nên khi có sự thay đổi liên quan đến thông tin đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh. Pháp luật có quy định về mức xử phạt đối với doanh nghiệp có vi phạm về thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.

-Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

Khi thay đổi địa chỉ công ty trách nhiệm hữu hạn cần phải đáp ứng điều kiện gì?

Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc mã số thuế của công ty

Có sự đồng ý của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, sự đồng ý của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Có hồ sơ hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật

Trụ sở mới của công ty đáp ứng yêu cầu của pháp luật

Phải tiến hành thủ tục chốt thuế đối với trường hợp chuyển trụ sở khác quận/huyện, tỉnh/ thành phố.

Thủ tục chốt thuế khi chuyển địa chỉ công ty khác quận/ huyện, tỉnh/ thành phố

Doanh nghiệp trước khi chuyển trụ sở sang quận/ huyện, tỉnh/ thành phố khác dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục thuế với cơ quan thuế có liên quan.

Thẩm quyền: Cơ quan thuế nơi chuyển đi 

Hồ sơ: Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08 - MST 

Xử lý đối với trường hợp người nộp thuế đã hoàn thành chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi chuyển đi nhưng không nộp hồ sơ cho phòng đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thuế nơi chuyển đến:

Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành thông báo chuyển địa điểm  mà người nộp thuế không thực hiện việc chuyển địa điểm thì phải có văn bản hủy chuyển địa điểm  gửi cơ quan nơi chuyển đi, cơ quan nơi chuyển đi ban hành mẫu xác nhận

Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành thông báo  mà người nộp thuế không nộp hồ sơ cho phòng đăng ký cũng không có văn bản đề nghị hủy thì cơ quan nơi chuyển đến ban hành Thông báo giải trình, bổ sung thông tin tài liệu.

Sau 10 ngày làm việc cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành thông báo giải trình mà người nộp thuế không nộp văn bản đăng ký hủy địa điểm chuyển đến thì cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành Thông báo về việc người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trách nhiệm hữu hạn

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên bao gồm;

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau: Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/mã số thuế; Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với trường hợp không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế); Thông tin về địa chỉ trụ sở chính sau khi thay đổi: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/ tổ,xóm,ấp,thôn; xã/phường/thị trấn; quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh; tỉnh/thành phố; điện thoại; fax, email, website( nếu có)

- Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên 

- Biên bản họp của Hội đồng thành viên

- Giấy ủy quyển cho cá nhân đi nộp hồ sơ, giấy tờ pháp lý của cá nhân nộp hồ sơ

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: 

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

- Quyết định của chủ sở hữu công ty 

- Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ, giấy tờ pháp lý của cá nhân nộp hồ sơ

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trách nhiệm hữu hạn

Thẩm quyền: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư

Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty qua mạng

 Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty trách nhiệm hữu hạn

+ Bước 1: Chuẩn bị thông tin, giấy tờ

+ Bước 2: Soạn và hoàn thiện hồ sơ theo quy định

+ Bước 3: Nộp hồ sơ tới Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do

+ Bước 4: Trả kết quả

Lưu ý: Đối với trường hợp chuyển trụ sở khác quận/huyện, tỉnh/thành phố công ty phải thực hiện chốt thuế tại cơ quan thuế trước khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở tại phòng đăng ký kinh doanh

Những lưu ý khi tiến hành thay đổi địa chỉ công ty

- Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo đơn vị địa giới hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử.

- Không đặt địa chỉ trụ sở công ty không đúng chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh như căn hộ chung cư có mục đích để ở; nhà tập thể có diện tích sử dụng chung; trên diện tích đất đang quy hoạch hay đất không đúng mục đích sử dụng như đất rừng, đất nông nghiệp...

 - Doanh nghiệp cần đăng ký đúng trụ sở công ty tại nơi mình có hoạt động thực tế, tránh trường hợp khi cơ quan thuế xuống trụ sở kiểm tra lại không có hoạt động thì sẽ bị lập biên bản

Những vướng mắc về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trách nhiệm hữu hạn

Khách hàng hỏi: Có được đặt trụ sở công ty tại chung cư không?

Luật P&P trả lời: Do điều kiện nên hầu hết các công ty đặt trụ sở tại các tòa chung cư, thế nhưng theo quy định của pháp luật không phải chung cư nào cũng có thể đặt trụ sở công ty. Theo quy định của luật nhà ở thì không được đặt trụ sở công ty tại các tòa chung cư có mục đích để ở vì ở những tòa chung cư này có những điều kiện và tiêu chuẩn riêng. Các công ty chỉ được đặt trụ sở tại các tòa chung cư sử dụng vào mục đích hỗn hợp và kinh doanh. Vì vậy khi tìm kiếm nơi để đặt trụ sở các công ty cần phải tìm hiểu về mục đích của chung cư.

Khách hàng hỏi: Công ty tôi thay đổi trụ sở nhưng vẫn thuộc quận Đống Đa thì có phải thực hiện thủ tục chốt thuế không?

Luật P&P trả lời: Chốt thuế là một thủ tục khá quen thuộc đối với thủ thục thay đổi trụ sở công ty nhưng nó không phải là thủ tục bắt buộc đối với tất cả các trường hợp thay đổi trụ sở công ty. Theo quy định khi thay đổi trụ sở công ty khác quận, huyện, tỉnh, thành phố thì mới phải thực hiện thủ tục chốt thuế, với trường hợp này sẽ dẫn đến sự thay đổi của cơ trực tiếp quản lý thuế. Như vậy với trường hợp thay đổi trụ sở nhưng vẫn trong cùng một quận thì không cần thực hiện thủ tục chốt thuế vì nếu trong cùng một quận không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp.

Khách hàng hỏi: Công ty tôi đặt trụ sở tại một căn nhà có 3 tầng, tuy nhiên đã có một công ty đặt trụ ở đó vậy hai công ty cùng đặt chung một địa chỉ trụ sở chính có được không?

Luật P&P trả lời: Luật doanh nghiệp quy định “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).” Theo quy định của luật doanh nghiệp không quy định cụ thể về việc hai công ty không được đặt cùng một trụ sở chính. Mà chỉ yêu cầu trụ sở chính của công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, đường phố/ tổ, xóm, ấp thôn, xã/phường/ thị trấn, quận/ huyện, tỉnh/ thành phố. Vì luật doanh nghiệp không có quy định cụ thể nên hai công ty có thể đặt trụ sở chung một địa điểm, hơn nữa hiện nay cùng với sự phát triển kinh tế các công ty được thành lập ngày càng nhiều mà diện tích đất thì có hạn. Nên việc có thể tìm được mặt bằng để đặt trụ sở là một vấn đề khó khăn. Thực tế hiện nay có nhiều công ty cùng đặt trụ sở chung trong một tòa nhà, để tránh sự nhầm lẫn cho khách hàng các công ty nên ghi rõ tầng bao nhiêu để tiện cho việc tìm kiếm của khách hàng cũng như tránh nhầm lẫn với các công ty khác cùng đặt trụ sở tại tòa nhà.

Liên hệ với với Luật P&P

Hotline: 0989.869.523/0984.356.608

Email: Lienheluattuvan@gmail.com