Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần là gì?

Trụ sở chính của công ty đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử. Trụ sở công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, phố, đường hoặc là thôn, ấp, xã, phường, thị trấn,quận, huyện, thị xã tỉnh, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc trung ương. Việc thay đổi trụ sở công ty là việc chuyển trụ sở từ nơi này đến nơi khác với nơi đã đăng ký. Việc thay đổi trụ sở công ty thường là do nhu cầu kinh doanh, tìm kiếm thị trường và phù hợp với cơ cấu của công ty, khi có sự thay đổi về trụ sở công ty phải gửi thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần là việc doanh nghiệp thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh về việc chuyển trụ sở công ty đến một nơi khác với nơi đã đăng ký của công ty cổ phần.

Tại sao phải tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần?

Trụ sở chính của công ty là thông tin bắt buộc trong hồ sơ đăng ký kinh doanh và được lưu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, công ty có trách nhiệm phải thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về thông tin của công ty. Luật doanh nghiệp có quy định Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về ngành, nghề kinh doanh; cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết; nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Bên cạnh đó pháp luật có quy định xử phạt vi phạm về thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày

-Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

Ngoài ra đối với công ty cổ phần pháp luật còn có quy định phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi: Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính về việc có thông tin hoặc có thay đổi các thông tin về họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa chỉ thường trú, số cổ phần và loại cổ phần của cổ đông là cá nhân nước ngoài; tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số cổ phần và loại cổ phần và họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa chỉ thường trú người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết.

Khi thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cần đáp ứng điều kiện gì?

- Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc mã số thuế của công ty

- Có sự đồng ý của Đại hội đồng cổ đông

- Có hồ sơ hợp lệ theo quy định của pháp luật

- Trụ sở mới đáp ứng yêu cầu về trụ sở được đặt công ty theo quy định

- Phải tiến hành thủ tục chốt thuế đối với trường hợp chuyển trụ sở khác quận, huyện, tỉnh, thành phố.

Thủ tục chốt thuế khi chuyển địa chỉ công ty khác quận, huyện, tỉnh, thành phố

Doanh nghiệp trước khi chuyển trụ sở sang quận, huyện, tỉnh, thành phố khác dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế có liên quan.

Đối với cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau đó cơ quan thuế ban hành  thông báo về việc  người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu.

Đối với cơ quan thuế nơi chuyển đến: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người nộp thuế, cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm cập nhật các thông tin thay đổi vào Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế. Đồng thời, ban hành Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế đã cập nhật thông tin thay đổi gửi cho người nộp thuế.

Xử lý đối với trường hợp người nộp thuế đã hoàn thành chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi chuyển đi nhưng không nộp hồ sơ cho phòng đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thuế nơi chuyển đến:

Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành thông báo chuyển địa điểm  mà người nộp thuế không thực hiện việc chuyển địa điểm thì phải có văn bản hủy chuyển địa điểm  gửi cơ quan nơi chuyển đi, cơ quan nơi chuyển đi ban hành mẫu xác nhận

Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành thông báo  mà người nộp thuế không nộp hồ sơ cho phòng đăng ký cũng không có văn bản đề nghị hủy thì cơ quan nơi chuyển đến ban hành Thông báo giải trình, bổ sung thông tin tài liệu.

Sau 10 ngày làm việc cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành thông báo giải trình mà người nộp thuế không nộp văn bản đăng ký hủy địa điểm chuyển đến thì cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành Thông báo về việc người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty cổ phần bao gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

- Quyết định, nghị quyết và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông

Riêng đối với công ty cổ phần có cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài được đăng ký trong sổ đăng ký cổ đông của công ty thì công ty cổ phần phải chuẩn bị thêm thông báo để gửi Cơ quan đăng ký kinh doanh bao gồm các nội dung sau:

+ Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính;

+ Đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài chuyển nhượng cổ phần: tên, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; họ, tên, quốc tịch, địa chỉ liên lạc của cổ đông là cá nhân; số cổ phần, loại cổ phần và tỷ lệ sở hữu cổ phần hiện có của họ trong công ty; số cổ phần và loại cổ phần chuyển nhượng;

+ Đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nhận chuyển nhượng cổ phần: tên, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; họ, tên, quốc tịch, địa chỉ liên lạc của cổ đông là cá nhân; số cổ phần và loại cổ phần nhận chuyển nhượng; số cổ phần, loại cổ phần và tỷ lệ sở hữu cổ phần tương ứng của họ trong công ty;

+ Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty

Quy trình tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần.

Thẩm quyền: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư

Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty cổ phần qua mạng

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần

+ Bước 1: Chuẩn bị thông tin, giấy tờ

+ Bước 2: Soạn và hoàn thiện hồ sơ theo quy định

+ Bước 3: Nộp hồ sơ tới Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do

+ Bước 4: Trả kết quả

Tuy nhiên đối với công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty có cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài được đăng ký trong sổ đăng ký cổ đông của công ty thì bên cạnh việc thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh, công ty cổ phần còn phải gửi văn bản thông báo lên Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính về sự thay đổi trụ sở công ty.

Những vướng mắc trong thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Khách hàng hỏi: Công ty tôi có trụ sở ở quê không thì có phải ghi số nhà không ạ?

Luật P&P trả lời: Luật doanh nghiệp quy định trụ sở của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo đơn vị địa giới hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử. Địa chỉ trụ sở công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, phố, đường hoặc là thôn, ấp, xã, phường, thị trấn,quận, huyện, thị xã tỉnh, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc trung ương. Như vậy tùy vào nơi mà công ty đặt trụ sở thì sẽ có cách ghi địa chỉ khác nhau, nếu ở thành phố thì địa chỉ trụ sở phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, phố, quận, thành phố; nếu ở nông thôn thì trụ sở công ty phải ghi rõ thôn, ấp, xã, phường, thị trấn, tỉnh.

Khách hàng hỏi: Có được đặt trụ sở ở nhà chung cư có mục đích để ở không?

Luật P&P trả lời: Hiện nay để tối ưu hóa diện tích nhiều công ty chọn chung cư là nơi đặt trụ sở, tuy nhiên không phải chung cư nào cũng có thể chọn làm nơi đặt trụ sở của công ty. Theo quy định của pháp luật thì không được đặt trụ sở công ty tại chung cư có mục đích để ở, một số ngành nghề kinh doanh phải đáp ứng điều kiện kinh doanh theo quy định của luật doanh nghiệp như kho bãi. Vì vậy khi lựa chọn nơi để đặt trụ sở các doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng tránh trường hợp lựa chọn trụ sở không phù hợp với quy định của pháp luật

Khách hàng hỏi: Khi chuyển trụ sở công ty có phải làm việc với cơ quan thuế không?

Luật P&P trả lời: Theo quy định của luật doanh nghiệp khi chuyển trụ sở công ty, doanh nghiệp chỉ phải thông báo và nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh mà không cần phải làm việc với cơ quan thuế. Trừ trường hợp chuyển trụ sở khác quận, huyện, tỉnh, thành phố doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế nơi trụ sở công ty chuyển đi, sau đó cơ quan thuế nơi chuyển đi sẽ thông báo cho cơ quan thuế nơi công ty chuyển đến.

Công việc của luật P&P trong quá trình làm hồ sơ

Tư vấn cho khách hàng các vấn đề về thay đổi trụ sở công ty cổ phần

Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về tủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần

Soạn thảo hồ sơ liên quan đến thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần

Nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty đối với công ty cổ phần lên phòng đăng ký kinh doanh và làm việc với cơ quan thuế

Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần

Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần

Tư vấn cho khách hàng các vấn đề về thuế và các thủ tục liên quan

Liên hệ với với Luật P&P

Hotline: 0989.869.523/0984.356.608

Email: Lienheluattuvan@gmail.com