Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty là gì?

Theo quy định của luật doanh nghiệp "Trụ sở chính của công ty là địa chỉ liên lạc của công ty được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử." Địa chỉ trụ sở công ty phải rõ ràng, chính xác, phải ghi đầy đủ từ số nhà, ngách, hẻm, đường phố hoặc tổ, thôn, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, tỉnh, thành phố. Như vậy thủ tục thay đổi địa chỉ công ty là việc công ty thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về việc thay đổi trụ sở. Tức là công ty chuyển sang một địa điểm khác so với địa điểm đăng ký ban đầu.

Tại sao phải tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty?

Theo quy định của luật doanh nghiệp thì khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo về nội dung thay đổi trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ thời điểm thay đổi. Bên cạnh đó pháp luật cũng quy định mức xử phạt về việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.

-  Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

Khi thay đổi địa chỉ công ty cần đáp ứng điều kiện gì?

- Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc mã số thuế của công ty

- Phải có sự đồng ý của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, sự đồng ý của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh, có sự đồng ý của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên

- Phải có hồ sơ hợp lệ theo quy định của pháp luật

- Trụ sở mới của công ty phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật theo quy định của pháp luật trụ sở công ty không được đặt tại chung cư có mục đích để ở, nhà tập thể, đất sử dụng không đúng mục đích.

- Khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty ở khác quận/huyện, tỉnh/thành phố phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế nơi công ty đặt trụ sở cũ.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty bao gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

- Đối với công ty TNHH một thành viên cần nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty;

- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh là nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên;

- Đối với công ty cổ phần là quyết định, nghị quyết và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển trụ sở công ty.

 Quy trình tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Thẩm quyền: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư

Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty qua mạng

 Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

+ Bước 1: Chuẩn bị thông tin, giấy tờ

+ Bước 2: Soạn và hoàn thiện hồ sơ theo quy định

+ Bước 3: Nộp hồ sơ tới Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do

+ Bước 4: Trả kết quả

Những lưu ý khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty?

- Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo đơn vị địa giới hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử.

- Không đặt địa chỉ trụ sở công ty không đúng chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh như Căn hộ chung cư có mục đích để ở; Nhà tập thể có diện tích sử dụng chung; Trên diện tích đất đang quy hoạch hay đất không đúng mục đích sử dụng như đất rừng, đất nông nghiệp...

 - Doanh nghiệp cần đăng ký đúng trụ sở công ty tại nơi mình có hoạt động thực tế, tránh trường hợp khi cơ quan thuế xuống trụ sở kiểm tra lại không có hoạt động thì sẽ bị lập biên bản

Thủ tục chốt thuế đối với thủ tục chuyển địa chỉ công ty khác quận/ huyện, tỉnh/thành phố?

- Doanh nghiệp trước khi chuyển trụ sở sang quận, huyện, tỉnh, thành phố khác dẫn đến thay đổi cơ quạn quản lý thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục thuế với cơ quan thuế có liên quan.

- Đối với cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau đó cơ quan thuế ban hành  thông báo về việc  người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu.

 - Đối với cơ quan thuế nơi chuyển đến: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người nộp thuế, cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm cập nhật các thông tin thay đổi vào Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế. Đồng thời, ban hành Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế đã cập nhật thông tin thay đổi gửi cho người nộp thuế.

- Xử lý đối với trường hợp người nộp thuế đã hoàn thành chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi chuyển đi nhưng không nộp hồ sơ cho phòng đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thuế nơi chuyển đến:

+ Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành thông báo chuyển địa điểm mà người nộp thuế không thực hiện việc chuyển địa điểm thì phải có văn bản hủy chuyển địa điểm  gửi cơ quan nơi chuyển đi, cơ quan nơi chuyển đi ban hành mẫu xác nhận

+ Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành thông báo mà người nộp thuế không nộp hồ sơ cho phòng đăng ký cũng không có văn bản đề nghị hủy thì cơ quan nơi chuyển đến ban hành Thông báo giải trình, bổ sung thông tin tài liệu mẫu

+ Sau 10 ngày làm việc cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành thông báo giải trình mà người nộp thuế không nộp văn bản đăng ký hủy địa điểm chuyển đến thì cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành Thông báo về việc người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký mẫu

Vướng mắc thường gặp khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty?

Khách hàng hỏi: Tôi muốn chuyển địa chỉ công ty từ quận Hoàng Mai sang quận Cầu Giấy thì cần thực hiện những gì?

Luật P&P trả lời:  Theo quy định của pháp luật nếu chuyển trụ sở công ty trong cùng quận/huyện thì không cần phải thực hiện thủ tục chốt thuế vì cùng một cơ quan thuế quản lý. Tuy nhiên khi chuyển trụ sở khác quận/huyện, tỉnh/thành phố doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở chuyển đi. Theo đó thủ tục chuyển trụ sở công ty từ quận Hoàng Mai sang Cầu Giấy được thực hiện qua 02 bước cơ bản sau:

 Bước 1: Thực hiện chốt thuế tại chi cục thuế quận Hoàng Mai 

 Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội

Đây là các bước cơ bản của thủ tục chuyển trụ sở công ty từ quận/huyện này sang quận/huyện khác, khách hàng có thể thực hiện các thủ tục tương tự khi chuyển trụ sở ớ các quận ở Hà Nội.

Khách hàng hỏi: Sau khi nộp hồ sơ chuyển địa chỉ công ty lên Sở kế hoạch và đầu tư sau bao lâu thì có kết quả?

Luật P&P trả lời:  Theo quy định của pháp luật sau khi nộp hồ sơ lên Sở kế hoạch và đầu tư sau 03 ngày làm việc người nộp đơn sẽ nhận được kết quả. Tuy nhiên trong quá trình làm việc sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố nên thời gian nhận kết quả có thể kéo dài từ 01-02 ngày. Như vậy sau khi nộp hồ sơ lên Sở kế hoạch và đầu tư sau 03-05 ngày làm việc người nộp đơn sẽ nhận được kết quả.

Khách hàng hỏi: Có thể đăng ký trụ sở công ty và địa điểm thực hiện hoạt động kinh doanh ở hai địa chỉ khác nhau được không?

Luật P&P trả lời: Theo quy định doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với việc kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh. Như vậy pháp luật chỉ quy định về việc doanh nghiệp phải thông báo tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh chứ không bắt buộc địa chỉ của trụ sở chính và địa điểm kinh doanh phải cùng một địa chỉ.

Công việc luật P&P trong quá trình làm hồ sơ

- Tư vấn cho khách hàng các thông tin liên quan đến thủ tục thay đổi trụ sở công ty

- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục thay đổi trụ sở công ty

- Soạn thảo hồ sơ liên quan đến thủ tục thay đổi trụ sở công ty

- Nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại Phòng đăng ký kinh doanh và làm việc với cơ quan thuế

- Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty

- Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi trụ sở công ty

- Tư vấn các vấn đề về thuế và các thủ tục liên quan sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi trụ sở công ty.

Liên hệ với với Luật P&P

Hotline: 0989.869.523/0984.356.608

Email: Lienheluattuvan@gmail.com