Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Cơ sở pháp lý

- Luật thương mại 2005

- Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Văn phòng đai diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 Luật thương mại 2005 “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép”

Các quy định của pháp luật về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Trụ sở của văn phòng đại diện

 + Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

 + Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở

-Tên văn phòng đại diện

 + Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu

 +Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện và cụm từ “Chi nhánh” đối với Chi nhánh

+ Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện, Chi nhánh phát hành

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Điều kiện thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ

- Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài

- Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành

Những trường hợp nào thương nhân nước ngoài không được thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc không đáp ứng một trong những điều kiện quy định đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định

- Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (Tài liệu  phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

 + Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

 + Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Thẩm quyền:

+ Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao

 + Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện

- Thời gian:

 +  Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài

- Cách thực nộp hồ sơ

 + Nộp hồ sơ trực tiếp

 + Qua đường bưu điện

 + Trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng)

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ cơ quan nhà nước có thẩm quyền nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện

Bước 3: Thời hạn của cơ quan nhà nước trả lời về việc cấp giấy phép

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở công thương kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài

Công bố thông tin về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

- Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện, Chi nhánh;

- Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;

- Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh;

- Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh, Cơ quan cấp Giấy phép;

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh;

- Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Câu hỏi khách hàng đưa ra

Câu 1: Thẩm quyền thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thuộc về cơ quan nào?

Luật tư vấn P&P trả lời:

- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao

- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện

Câu 2: Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài gồm những gì?

Luật tư vấn P&P trả lời: Hồ sơ gồm có

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (Tài liệu  phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

 + Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

 + Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định

Khách hàng cần cung cấp

-Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (Tài liệu  phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

 + Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

 + Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định

Công việc của chúng tôi

- Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Nhận tài liệu từ quý khách.

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

Liên hệ với chúng tôi

Hotline: 098.9869.523

Email: Lienheluattuvan@gmail.com