Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không thực hiện chức năng kinh doanh của danh nghiệp, nên khi rơi vào tình trạng khó khăn doanh nghiệp thường lựa chọn biện pháp tạm ngừng văn phòng đại diện để tránh tình trạng tạm ngừng của doanh nghiệp. Vậy thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào? Khách hàng hãy tham khảo bài viết của luật P&P để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo đơn vị địa giới hành chính.
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân
Chức năng của văn phòng đại diện: Tìm hiểu thị trường, xúc tiến hoạt động của doanh nghiệp, giữ vai trò liên lạc giữa doanh nghiệp với khách hàng.
Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, tuy nhiên văn phòng đại diện sẽ không phải nộp những loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Văn phòng đại diện sẽ phải nộp những loại thuế sau đây:
- Lệ phí môn bài: hiện nay theo quy định mức thu lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/ năm.
- Thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập của cá nhân từ tiền lương, tiền công
Thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện là gì?
Tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện là việc văn phòng đại diện dừng hoạt động trong một thời gian nhất định, sau khi hết thời gian tạm ngừng văn phòng đại diện quay trở lại hoạt động bình thường.
Thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện là việc doanh nghiệp thực hiện thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh về việc tạm dừng hoạt động của văn phòng đại diện trong một khoảng thời gian nhất định.
Tại sao phải thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện?
Thông báo là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp khi có sự thay đổi về thông tin hồ sơ doanh nghiệp, tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện sẽ làm thay đổi thôn về các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Nên khi thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở trong vòng 03 ngày làm việc trước khi tạm ngừng hoạt động. Nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo sẽ bị xử phạt từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký tạm ngừng hoạt động nhưng không thông báo tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện. Bên cạnh đó pháp luật còn quy định về xử phạt đối với hành vi không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn đến cơ quan đăng ký kinh doanh về thời điểm và thời hạn tạm dừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh thì văn phòng đại diện sẽ bị xử phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
Điều kiện thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện?
Để thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Phải có lý do tạm ngừng hoạt động phù hợp
- Hồ sơ đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật
- Phải có nghị quyết, quyết định và bản sao của biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh; nghị quyết, quyết định và bản sao của biên bản họp của hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; phải có nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
Hồ sơ tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện
- Thông báo tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện bao gồm các nội dung sau: Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp, mã số thuế; Số chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ( trường hợp không có mã số doanh nghiệp, mã số thuế); Thời gian tạm ngừng hoạt động; Tên văn phòng đại diện; Mã số thuế của văn phòng đại diện; Số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ( đối với trường hợp không có mã số thuế); Lý do tạm ngừng
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh phải có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên; Đối với công ty cổ phần phải có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng quản trị; Đối với công ty TNHH một thành viên phải có nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty
- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ
- Giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền
Quy trình thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện
Thẩm quyền: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư
Cách thức tiến hành: Nộp hồ sơ tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện qua mạng
Quy trình thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện
Bước 1: Doanh nghiệp gửi thông báo tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo các loại giấy tờ quy định ở trên
Bước 3: Nộp hồ sơ
Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy xác nhận về việc văn phòng đại diện đăng ký tạm ngừng hoạt động.
Bước 4: Nhận kết quả
Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện có tạm ngừng hoạt động theo?
Đối với trường hợp doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh, Phòng đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng của pháp lý của doanh nghiệp và tình trạng của tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng tạm ngừng kinh doanh. Vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp. Vì vậy, khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, văn phòng đại diện cũng tạm ngừng kinh doanh theo.
Thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài?
Đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài khi thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động bên cạnh chuẩn bị các hồ sơ nêu trên, còn phải có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương kèm theo giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin hoạt động văn phòng đại diện.
Pháp luật có giới hạn về thời gian tạm ngừng hoạt động liên tiếp của văn phòng đại diện không?
Luật doanh nghiệp mới đã có nhiều thay đổi so với luật doanh nghiệp cũ. Cụ thể về thời gian tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện trước đây có giới hạn về thời gian, văn phòng đại diện không được tạm ngừng liên tiếp hai năm. Tuy nhiên luật mới đã có những thay thổi tích cực hơn, mở rộng hơn về thời gian tạm ngừng của văn phòng đại diện không còn giới hạn về thời gian tạm ngừng liên tiếp.
Những vướng mắc của khách hàng trong quá trình làm hồ sơ
Khách hàng hỏi: Thời gian tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện là bao lâu?
Luật P&P trả lời: Theo quy định của pháp luật hiện nay thời gian tạm ngừng của văn phòng đại diện là một năm. Trường hợp hết thời gian tạm ngừng nếu văn phòng đại diện có nhu cầu tiếp tục tạm ngừng hoạt động thì phải thực hiện gia hạn thời gian tạm ngừng lên Phòng đăng ký kinh doanh.
Khách hàng hỏi: Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động cho hai văn phòng đại diện cùng một lúc thì có được gộp chung một hồ sơ cho tất cả văn phòng đại diện đó?
Luật P&P trả lời: Doanh nghiệp có thể mở một hoặc nhiều văn phòng đại diện trong cùng một đơn vị địa giới hành chính hay ở các địa phương khác nhau. Doanh nghiệp cũng có thể đăng ký tạm ngừng một hoặc nhiều văn phòng đại diện. Theo quy định khi thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo lên phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở, mỗi văn phòng đại diện sẽ có một mã hệ thống riêng mà rheo quy định mỗi lần thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động chỉ có thể khai báo một mã số của một hệ thống. Vì vậy mà không thể tiến hành thủ tục tạm ngừng cho hai văn phòng đại diện trong cùng một hồ sơ.
Khách hàng hỏi: Trong thời gian tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện có phải kê khai nộp thuế không?
Luật P&P trả lời: Trong thời gian tạm ngừng văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài nếu thời gian tạm ngừng là một năm dương lịch với điều kiện văn bản xin tạm ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh gửi cơ quan thuế trước thời hạn phải nộp lệ phí theo quy định (ngày 30 tháng 01 hàng năm) và chưa nộp lệ phí môn bài của năm xin tạm ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Khách hàng hỏi: Văn phòng đại diện muốn quay trở lại hoạt động trước thời hạn thông báo thì thực hiện như thế nào?
Luật P&P trả lời: Trường hợp nếu văn phòng đại diện muốn quay trở lại hoạt động trước thời hạn thông báo, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chậm nhất 03 ngày trước ngày quay trở lại hoạt động.
Khách hàng hỏi: Doanh nghiệp và văn phòng đại diện có thể đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn cùng lúc được không?
Luật P&P trả lời: Doanh nghiệp có thể đề nghị đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đồng thời với đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đồng thời với tình trạng của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Công việc của luật P&P trong quá trình làm hồ sơ
- Tư vấn cho khách hàng thông tin liên quan đến thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện
- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện
- Soạn thảo hồ sơ về thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện
- Nộp hồ sơ tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh và làm việc với cơ quan thuế
- Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện
- Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện
- Tư vấn cho khách hàng các vấn đề về thuế và thủ tục có liên quan.
Liên hệ với với Luật P&P
Hotline: 0989.869.523/0984.356.608
Email: Lienheluattuvan@gmail.com
