Vì sao bắt buộc phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử? trường hợp sử dụng hóa đơn không phát hành có bị phạt không?
Căn cứ pháp lý:
-Nghị định 119/2018/NĐ-CP
-Thông tư 68/2019/TT-BTC
- Thông tư 10/2014/TT-BTC
- Thông tư 176/2016/TT-BTC
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
Hóa đơn hiện nay thể hiện dưới hai hình thức là hóa đơn giấy ( hay còn gọi là hóa đơn đỏ) và hóa đơn điện tử.
Hóa đơn giấy có thể hiểu là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm các loại cơ bản: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm... Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Sử dụng hóa đơn điện tử như nào là bất hợp pháp?
Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định tại Điều 22, Điều 23 như sau:
Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là gì?
Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).
Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là gì?
1. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc lập khống hóa đơn; cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này); cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên; dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
2. Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:
- Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.
- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế.
- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.
- Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.
- Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
==) Như vậy, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một trong những bước bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp chưa hoàn thành các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mà đã sử dụng hóa đơn thì được coi là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Vì sao phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?
Thứ nhất, từ ngày 01 tháng 11 năm 2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp thành lập từ bây giờ thì nên đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử và lưu ý trước khi sử dụng hóa đơn điện tử thì bạn phải làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Thứ hai, Căn cứ khoản theo khoản 2 Điều 10 thông tư 10/2014/TT-BTC tùy vào mức độ hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng sẽ bị phạt tiền từ 6,000,000 đồng đến 50,000,000 đồng.
Trường lập thông báo phát hành không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng, tùy vào mức độ hành vi phạt tiền từ 2,000,000 đồng đến 4,000,000 đồng.
Hóa đơn điện tử gồm những loại nào?
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử này.hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Nội dung của hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
đ) Tổng số tiền thanh toán;
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Doanh nghiệp nào phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
Căn cứ Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định:
Hầu hết các Doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trừ những doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều này và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định phải truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Bạn truy cập vào thuedientu.gdt.gov.vn)
Hồ sơ gồm có: Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Thời hạn giải quyết: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh. Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử.
Các bước thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mới nhất?
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín như: Viettel, VNPT, BKAV, MISA, Thái Sơn… Luật P&P đã lựa chọn đơn vị đồng hành ưu tín cùng khách hàng nhằm tư vấn lựa chọn dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp với quý khách nhất và đảm bảo đơn vị cung cấp đó này đều đã được cấp giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng Cục Thuế.
Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế;
Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Ví dụ: Ngày nộp thông báo phát hành là ngày 01/06/2020 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 03/06/2020 (tối thiểu phải cách 2 ngày)
-Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế
- Thông báo phát hành hóa đơn
Bước 2: Các điều kiện cần chuẩn bị khi làm thông báo thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mới nhất
-Phải mua Chữ ký số (Chữ ký số sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính... mà không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty. Gần đây chữ ký số còn có thể giao dịch trong lĩnh vực kê khai bảo hiểm xã hội.Chữ ký số ( token điện tử) là thiết bị không thể thiếu của doanh nghiệp. Trường hợp này doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để ký điện tử kê khai nộp trực tuyến thủ tục pháp hành hóa đơn điện tử)
-Máy tính đã cài phần mềm HTKK mới nhất==) để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đây để xuất file XML
-Bản scan Quyết định sử dụng hóa đơn và Hóa đơn mẫu
Bước 3: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hiện nay,đa số bên chi cục thuế nhận hồ sơ nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm:
· Bản scan Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
· Bản scan Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
· Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015)
Thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử: Sau 02 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của cơ quan thuế.
Bước 4: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mới nhất
Sau 2 ngày kể từ ngày làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra xem tình trạng đã được sử dụng hay chưa.
Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu.
+ Nếu các bạn thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin ( được phép sử dụng).
+ Nếu chưa có kết qủa thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho cơ quan thuế nhé.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử mới nhất?
Căn cứ Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:
a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo quy định tại thông tư 39/2014/TT-BTC
b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo
c) Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu gửi cùng Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bảng kê được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong). Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị. Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu”.
d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”
Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.
Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…
Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài
e) Đồng tiền ghi trên hóa đơn
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Về thời gian ngày ký hóa đơn có phải trùng với ngày xuất hóa đơn không? Có cách được hóa đơn?
Khi xuất hóa đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên ngày ký hóa đơn với ngày xuất hóa đơn sẽ trùng nhau ( đối với hóa đơn giấy là mình tự điền ngày và ký đóng dấu và xé ra khỏi cuốn cho người mua hàng).
Tuy nhiên hiện nay văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vấn đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.
Người mua lưu hóa đơn điện tử như thế nào? Có phải in ra giấy rồi lưu như hóa đơn bình thường không?
– Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …
Thời gian lùi ngày hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử vẫn có những tiêu chí bắt buộc như hóa đơn giấy hiện hành, kể cả tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu và số hóa đơn. Tuy nhiên, do là chứng từ điện tử nên phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của bên phát hành.
Ngoài ra, thời điểm lập hóa đơn điện tử (chính xác theo ngày, giờ, phút, giây) sẽ thể hiện ngay trên hóa đơn. Tiêu chí này sẽ làm nản lòng những ai muốn phát hành hóa đơn lùi ngày.
Các câu hỏi thường gặp của khách hàng liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mới nhất?
Khách hàng hỏi: Công ty mới thành lập 06/2020 thì tôi nên lựa chọn hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử để sử dụng?
Luật P&P trả lời: Nếu công ty bạn mới thành lập tháng 06/2020 thì bạn nên lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử do từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Hơn nữa, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với hóa đơn giấy, và phần quản lý hóa đơn cũng tốt hơn.
Khách hàng hỏi:Thanh toán hóa đơn đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên bằng hình thức tiền mặt thì có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT)?
Luật P&P trả lời: Thanh toán hóa đơn đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên bằng hình thức tiền mặt thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì doanh nghiệp phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Khách hàng hỏi: Ngày 4/04/2020 Công ty TNHH Thái bảo có làm thông báo phát hành hóa đơn và nộp lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp và đã được Cơ quan thuế xác nhận là đã nộp thông báo.
Trong thông báo phát hành hóa đơn, tại chỉ tiêu: ngày bắt đầu sử ghi: 07/04/2020
Ngày 06/04/2020, có khách hàng đến mua hàng và công ty TNHH Thái Bảo đã xuất hóa đơn: trên hóa đơn có ghi đúng ngày bán hàng là ngày 06/04/2020.
Luật P&P trả lời:
===) Vậy với hành vi này sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong do Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng quy định bổ sung tại khoản 2 Điều 1 thông tư 176/2016/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư 10/2014/TT-BTC.
Liên hệ với chúng tôi
Hotline: 0989.869.523
Email: lienheluattuvan@gmail.com
