Thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh

Cơ sở pháp lý

- Luật doanh nghiệp 2014;

- Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp;

- Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện là gì ?

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh, không được ký các hợp đồng kinh doanh với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn được ký kết các hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó. 

- Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty không có quyền được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Việc ký kết các hợp đồng của văn phòng đại diện đều phải thông qua ủy quyền của doanh nghiệp và được đóng dấu của doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

Hoạt động không đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh sẽ bị phạt như nào ?

- Theo quy định tại Khoản 2 Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014 “ Trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện ” => Như vậy khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện thì cần phải đăng ký tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Nếu khi thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh nhưng không thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 37 Nghị định 50/2016/NĐ-CP đối với hành vi vi phạm quy định về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp “ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh”

Sự khác nhau giữa Văn phòng đại diện và chi nhánh, địa điểm kinh doanh ?

Một số lưu ý trước khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh

Cách đặt tên văn phòng đại diện đúng quy định

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu

- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp hoặc tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành

- Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt

- Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”

Cách lựa chọn địa chỉ đặt văn phòng đại diện

- Không đặt địa chỉ văn phòng đại diện không đúng chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh như Căn hộ chung cư có mục đích để ở; Nhà tập thể có diện tích sử dụng chung; Trên diện tích đất đang quy hoạch hay đất không đúng mục đích sử dụng như đất rừng, đất nông nghiệp...

- Đối với trường hợp thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam cần lưu ý thêm như sau:

+ Địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

+ Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở

Hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh cần những gì ?

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện; 

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ thực hiện công việc.

Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh như nào ?

- Thẩm quyền: Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Thành phố Hồ Chí Minh

- Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp online qua hệ thống đăng ký kinh doanh

- Thời gian thực hiện: 03 – 05 làm việc

- Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh

+ Bước 2: Nộp hồ sơ lên phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư thành phố Thành phố Hồ Chí Minh

+ Bước 3: Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diệncập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký

+ Bước 4: Nhận kết quả thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Vướng mắc khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh ?

Câu hỏi: Hiện tai công ty tôi muốn thành lập một đợn vị phụ thuộc của công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh chỉ để thực việc ủy quyền và không có hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty thì tôi nên lựa chọn việc thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện ?

Trả lời: Theo quy định quy tại Điều 45 Luật doanh nghiệp 2015:

- Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó

--> Như vậy khi công ty bạn muốn thành lập đơn vị chỉ để ủy quyền thì nên thành lập văn phòng đại diện.

Câu hỏi: Công ty chúng tôi có thể để người đại diện theo pháp luật của công ty làm người đứng đầu Văn phòng đại diện được không ?

Trả lời: Pháp luật không cấm hay hạn chế việc người đại diện theo pháp luật là người đứng đầu Văn phòng đại diện nên hoàn toàn có thể để người đại diện theo pháp luật là người làm trưởng văn phòng đại diện được.

Câu hỏi: Khi đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh có cần phải đăng ký số vốn hoạt động không ?

Trả lời: Khi đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh thì không phải đăng ký số vốn hoạt động của Văn phòng đại diện vì Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty nên tài chính hạch toán theo công ty

Câu hỏi: Công ty tôi là công ty cổ phần, Trong công ty cổ phẩn thì ai là người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện cho công ty?

Trả lời: Theo quy định tại Điểm l Khoản 2 Điều 149 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về các quyền và nghĩa vụ của hội đồng quản trị “ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác ” --> Như vậy Hội đồng quản trị của công ty có quyền quyết định việc thành lập văn phòng đại diện.

Câu hỏi: Công ty cho tôi hỏi Văn phòng đại diện của doanh nghiệp bị chấm dứt hoạt động trong những trường hợp nào?

Trả lời: Theo quy định tại Khoản 1 Điều 206 Luật doanh nghiệp 2014 “ Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền”

Khách hàng cần chuẩn bị gì khi đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Thành phồ Hồ Chí Minh ?

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty chủ quản 

- Giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện

- Thông tin cần cung cấp:

+ Tên văn phòng đại diện dự định thành lập;

+ Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện;

+ Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;

+ Số điện thoại, email của Văn phòng đại diện 

Dịch vụ thực hiện đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty tại thành phố Hồ Chí Minh

- Tư vấn các nội dung liên quan đến thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện;

- Nhận tài liệu, thông tin và soát hồ sơ từ quý khách để thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện;

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh để thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và xử lý hồ sơ 

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

- Thực hiện khắc con dấu và thông báo mẫu dấu cho khách hàng nếu khách hàng có nhu cầu

Liên hệ với Luật P&P

Hotline: 0989.869.523 / 0984.356.608

Email: lienheluattuvan@gmai.com