Công ty nước ngoài nói chung và công ty Trung Quốc nói riêng khi muốn mở rộng để thực hiện tiếp cận thị trường thì cần phải thực hiện lập chi nhánh hay văn phòng đại diện ở nước ngoài với mục đích để tìm hiểu, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại để tìm kiếm cơ hội hợp tác. Vậy khi một công ty Trung Quốc muốn thành lập Văn phòng Văn phòng đại diện tại Việt cần những điều kiện và hồ sơ gì ? Luật P&P xin gửi tới quý vị thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty Trung Quốc tại Việt Nam với nội dung như sau:
Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc có chức năng như nào ?
Văn phòng đại diện của công ty Trung Quốc tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty Trung Quốc, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Xúc tiến thương mại là hoạt động thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ, bao gồm hoạt động khuyến mại, quảng cáo thương mại, trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ và hội chợ, triển lãm thương mại.
Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc có những quyền và trách nhiệm gì ?
I. Quyền của Văn phòng đại diện
- Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
II. Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của Công ty Trung Quốc, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước
ngoài hoặc các trường hợp quy định.
- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Điều kiện để thành lập Văn phòng đại cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam.
1. Công ty Trung Quốc được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Công ty Trrung Quốc đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty Trung Quốc có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc công ty Trung Quốc không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Trước khi thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc cần lưu ý gì ?
1. Địa điểm đặt trụ sở:
Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của công ty Trung Quốc phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
2. Đặt tên Văn phòng đại diện:
- Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên Văn phòng đại diện phải mang tên Công ty Trung Quốc kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện . Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên Công ty Trung Quốc trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.
3. Phạm vi hoạt động nội dung của Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc
Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Hồ sơ khi thành lập Văn phòng đại diện cho Công ty Trung Quốc gồm những gì ?
1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu;
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Công ty Trung Quốc ;
3. Văn bản của Công ty Trung Quốc cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Công ty Trung Quốc thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của Công ty Trung Quốc trong năm tài chính gần nhất;
5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực; Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản); Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Quy trình thành lập Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc như nào ?
1. Công ty Trung Quốc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Công ty Trung Quốc. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
4. Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định này và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Công ty Trung Quốc. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Thành lập Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc ở đâu ?
1. Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực
hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện
chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
2. Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn
phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện
chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Thời hạn hoạt động Văn phòng đại diện cho Công ty Trung Quốc là bao lâu ?
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Công ty Trung Quốc có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Công ty Trung Quốc trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được gia hạn thực hiện như quy định.
Các trường hợp không cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc
1. Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
2. Công ty Trung Quốc đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
3. Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
4. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật
Sau khi thành lập Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc xong cần phải làm những công việc gì ?
Khắc con dấu công ty:
- Sau khi thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc xong Văn phòng thực hiện khắc con dấu để sử dụng. Việc khắc con dấu này được thực hiện tại cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đặt địa điểm và sau khi thực hiện xong việc khắc con dấu thì đơn vị sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và con dấu để sử dụng.
- Thời gian để thực hiện việc đăng ký mẫu con dấu này thường mất khoảng 3 đến 5 ngày.
Đăng ký mã số thuế cho Văn phòng đại diện:
- Văn phòng đại diện sẽ thực hiện việc đăng ký mã số thuế tại Cục thuế nơi Văn phòng đại diện đặt địa chỉ;
- Hồ sơ khi đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện cần đảm bảo phải có:
+ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện
+ Tờ khai đăng ký mã số thuế thuế
Chế độ báo cáo hoạt động hàng năm:
Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Vướng mắc khi thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam
Câu hỏi: Khi thành lập Văn phòng đại diện công ty Trung Quốc tại Việt Nam thì khi ký hồ sơ thành lập sẽ do người đứng đầu văn phòng đại diện ký hay do người có thẩm quyền thuộc công ty bên nước ngoài ký hồ sơ thành lập ?
Trả lời: Khi thành lập Văn phòng đại diện công ty Trung Quốc tại Việt Nam thì ký hồ sơ là do người có thẩm quyền thuộc công ty bên nước ngoài ký hồ sơ chứ không do người đứng đầu văn phòng đại diện ký vì lý do lúc này văn phòng đại diện chưa thành lập nên bản thân người đứng đầu văn phòng đại diện không có thẩm quyền và hơn nữa việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là quyết định của công ty nước ngoài nên chính công ty đó phải là người quyết định thể hiện thông qua việc ký quyết định thành lập và hồ sơ thành lập.
Câu hỏi: Người đứng đầu văn phòng đại diện là người Việt Nam có được không ?
Trả lời: Khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam thì người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam và cũng có thể là người Trung Quốc hoặc là nước ngoài khác. Việc lựa chọn người Việt Nam hay người nước ngoài do quyết định của công ty nhưng phải đảm bảo được điều kiện để xem người đó có đáp ứng được điều kiện để người đó là người đứng đầu văn phòng đại diện hay không ?
Câu hỏi: Khi thành lập Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc, Có nhất thiết công ty bên Trung Quốc phải đã thành lập và hoạt động được một năm không ?
Trả lời: Đây là điều kiện đã được quy định rõ nên việc công ty Trung Quốc phải hoạt động được tối thiểu một năm là bắt buộc với tất cả các công ty có ý định mở văn phòng đại diện tại Việt Nam. Đây là điều kiện cần thiết để đảm bảo rằng năng lực của công ty ở Trung Quốc trước khi vào hoạt động và lập văn phòng ở Việt Nam.
Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam
- Tư vấn cho khách hàng các thông tin liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam;
- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam;
- Soạn thảo hồ sơ liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam;
- Nộp hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam;
- Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam;
- Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam;
- Tư vấn các vấn đề liên quan sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty Trung Quốc tại Việt Nam;
Trên đây là tư vấn của Luật P&P, quý công ty có thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ liên quan xin vui lòng liên hệ trực tiếp đến công ty để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
