Thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện vẫn khiến nhiều doanh nghiệp phân vân.

Luật tư vấn xin cung cấp tới quý khách hàng dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện như sau:

Căn cứ pháp lý

- Luật Doanh nghiệp 2014

- Nghị định số 78/2015/NĐ-CP

- Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT

Văn phòng đại diện là gì

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Đặc điểm của Văn phòng đại diện

-Thứ nhất, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.

-Thứ hai, Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.

-Thứ ba, Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình (chức năng chính của Văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp). Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp

- Thứ tư, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Chức năng của văn phòng đại diện

- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

- Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

- Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, không phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

- Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện

Phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh

- Chi nhánh được phép thực hiện các công việc, nghiệp vụ như doanh nghiệp mẹ của mình.

+ Được phép hoạt động, kinh doanh

+ Phải nộp thuế thu nhập cá nhân

- Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các công việc, nghiệp vụ như doanh nghiệp mẹ.

+Không có chức năng kinh doanh

+ Phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.

Tên gọi văn phòng đại diện

-Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ví dụ: Văn phòng đại diện – Công ty TNHH ABC.

Địa chỉ văn phòng đại diện

- Khi tiến hành kê khai thông tin địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện, Công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

- Cần lưu ý không được đăng ký trụ sở Văn phòng đại diện tại Chung cư hoặc Nhà tập thể có chức năng để ở theo quy định của Luật Nhà ở

Người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện là người được công ty mẹ bổ nhiệm để trực tiếp quản lý văn phòng đại diện (có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ hoặc người khác)

Thủ tục cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện

- Kê khai và nộp thuế môn bài:

- Treo biển tại địa điểm kinh doanh

Khai lệ phí môn bài

- Khai lệ phí môn bài một lần khi văn phòng đại diện mới ra hoạt động kinh doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh;

Mức nộp lệ phí môn bài

- Mức nộp lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm

- Nếu văn phòng đại diện thành lập trong thời gian của 6 tháng đầu năm thì nộp mức lệ phí môn bài cả năm; nếu thành lập trong thời gian 6 tháng cuối năm thì nộp 50% mức lệ phí môn bài cả năm

Thời hạn nộp lệ phí môn bài

Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 hàng năm. Trường hợp người nộp lệ phí mới ra hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc mới thành lập cơ sở sản xuất kinh doanh thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai lệ phí.

Nếu nộp chậm tờ khai và lệ phí môn bài thì sẽ như thế nào

Mức phạt đối với trường hợp chậm nộp tờ khai thuế môn bài được quy định như sau:

Mức phạt	Số ngày chậm nộp
Phạt cảnh cáo ( nếu có tình tiết giảm nhẹ)	01 - 05 ngày
400.000 - 1.000.000 đồng	01 -10 ngày
800.000 - 2.000.000 đồng	10 - 20 ngày
1.200.000 - 3.000.000 đồng	20 -30 ngày
1.600.000 - 4.000.000 đồng	30 -40 ngày
2.000.000 - 5.000.000 đồng	40 - 90 ngày

Số tiền phạt chậm nộp lệ phí môn bài = số tiền thuế chậm nộp * 0,03% * Số ngày chậm nộp

Khai lệ phí môn bài ở đâu

Người nộp lệ phí môn bài nộp Hồ sơ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Nếu văn phòng đại diện kinh doanh cùng địa phương cấp tỉnh với công ty mẹ thì công ty mẹ thực hiện nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý công ty mẹ

- Nếu văn phòng đại diện kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh với công ty mẹ thì văn phòng đại diện thực hiện nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

Thẩm quyền

- Phòng đăng ký kinh doanh- Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.

Thời gian

- 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ

Khách hàng cần cung cấp

Giấy tờ cần cung cấp

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ

- Bản sao giấy tờ nhân thân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thông tin cần cung cấp

- Tên Văn phòng đại diện