Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài là gì?

Tại Nghị định của Chính phủ về Hợp pháp hóa lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự có quy định: “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Qua khái niệm trên có thể hiểu rằng, việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu. Các nội dung, hình thức của giấy tờ, tài liệu bản gốc phải do cơ quan có thẩm quyền cấp các giấy tờ, tài liệu đó chịu trách nhiệm xác minh, bảo đảm tính xác thực của thông tin ghi trên giấy tờ.

Tại sao phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài?

Giấy tờ do nước ngoài cấp nếu muốn sử dụng ở Việt Nam cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bởi đây là bước xác minh rằng giấy tờ, tài liệu được cấp cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đó là hoàn toàn hợp pháp đúng theo quy định của pháp luật quốc gia nước ngoài. Cơ quan ngoại giao Việt Nam cũng như cơ quan Ngoại giao của nước ngoài đã xác nhận giấy tờ, tài liệu đó được sử dụng hợp pháp tại quốc gia mình.

Các giấy tờ, tài liệu nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Mặc dù các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp muốn sử dụng được ở Việt Nam cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, tuy nhiên có những loại giấy tờ, tài liệu theo quy định pháp luật không cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mà vẫn được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Bao gồm:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Các loại giấy tờ này nhìn chung sẽ là các loại giấy tờ, tài liệu liên quan đến thỏa thuận giữa Việt Nam với các quốc gia trong các điều ước quốc tế và các giấy tờ đặc biệt sẽ được chuyển trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao... Còn các loại giấy tờ thông thường như giấy tờ của cá nhân, giấy tờ của doanh nghiệp, tổ chức... thì vẫn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Các giấy tờ nước ngoài không được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định Việt Nam

Các loại giấy tờ, tài liệu sau đây sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự do không bảo đảm yêu cầu đúng quy định của pháp luật Việt Nam, đó là:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau. Điều này xảy ra khi các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu của hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự;

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật. Trong trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự thu giữ giấy tờ, tài liệu đó và thông báo cho các cơ quan chức năng liên quan để xử lý và việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không được thực hiện;

- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc;

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam. Trong trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự thu giữ giấy tờ, tài liệu đó và thông báo cho các cơ quan chức năng liên quan để xử lý và việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không được thực hiện.

Như vậy cá nhân, tổ chức khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam cần hết sức lưu ý về vấn đề thẩm quyền, nội dung, hình thức của giấy tờ, tài liệu sao cho đúng theo quy định, đặc biệt là tránh trường hợp giả mạo, tẩy xóa con dấu, sai lệch, cung cấp thông tin gây mẫu thuẫn giữa các nội dung hay giấy tờ chứa đựng các nội dung xâm phạm đến lợi ích quốc gia Việt Nam. Tất cả các trường hợp này sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự mà phải gửi lên các cơ quan có liên quan để xác minh làm rõ, trường hợp nghiêm trọng hơn có thể sẽ xử lý đối với chủ giấy tờ, tài liệu nếu cố tình gây ra sự sai lệch giấy tờ, tài liệu.

Điều kiện để được hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Giấy tờ, tài liệu Việt Nam được sử dụng hợp pháp, tự do tại Việt Nam nhưng nếu muốn hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại nước ngoài cần phải bảo đảm đầy đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất, là giấy tờ, tài liệu nước ngoài được phép hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của Việt Nam;

Thứ hai, giấy tờ, tài liệu bản gốc do cơ quan nước ngoài cấp cần phải bảo đảm đúng nội dung, hình thức, thẩm quyền, đúng quy trình cấp theo quy định của pháp luật nước ngoài. Chỉ cần một điều kiện không bảo đảm đúng quy định sẽ không được thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu đó.

Thứ ba, đối với trường hợp cá nhân, tổ chức hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch hoặc bản sao y chứng thực từ bản gốc thì bên cạnh điều kiện về bản gốc như Luật P&P đã nêu ở điều kiện thứ nhất thì bản dịch, bản công chứng, chứng thực đó cũng phải bảo đảm đúng quy định về nội dung, hình thức, thẩm quyền, trình tự theo quy định về dịch thuật, công chứng, chứng thực.

Thứ tư, về ngôn ngữ đối với giấy tờ, tài liệu được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, theo quy định hiện nay, ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Anh hoặc tiếng Việt.

Có thể hiểu quy định này như sau, thông thường giấy tờ, tài liệu của nước ngoài sẽ là bản bằng tiếng của quốc gia đó; cá nhân, tổ chức cần phải đi dịch bản tiếng nước đó sang tiếng Anh hoặc sang tiếng Việt trước khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam sẽ xác nhận bản dịch giấy tờ sau khi đã được cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài chứng nhận.

Các bước của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Các giấy tờ, tài liệu nước ngoài cấp để có thể sử dụng ở nước ngoài cần phải xác minh hai bước tại cơ quan ngoại giao của nước ngoài và cơ quan ngoại giao Việt Nam. Trong bài viết này, Luật P&P sẽ nói đến các bước để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 1: Thực hiện chứng nhận giấy tờ tại cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam

Tại bước 1 này, các giấy tờ, tài liệu gốc cần bảo đảm các điều kiện đúng theo quy định pháp luật như Luật P&P đã phân tích ở trên và là các giấy tờ, tài liệu được phép hợp pháp hóa lãnh sự.

• Thành phần hồ sơ tại bước 1 chứng nhận giấy tờ nước ngoài bao gồm:

- 01 Tờ khai chứng nhận theo mẫu của từng cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam;

- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận. Bản đề nghị được xác nhận này sẽ là bản gốc hoặc bản dịch thuật hoặc bản sao y từ bản gốc. Nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó. Ngôn ngữ của bản đề nghị xác nhận này là tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

- Các giấy tờ khác có liên quan.

  * Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị xác nhận không phải là bản gốc mà cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận giấy tờ xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Do đó trong quá trình nộp hồ sơ, trường hợp giấy tờ cần được xác nhận không phải là bản gốc nhưng cần thiết nên mang theo bản gốc để xuất trình khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ có yêu cầu.

• Cơ quan có thẩm quyền tại bước 1 chứng nhận giấy nước ngoài

Khi thực hiện bước 1 của thủ tục chứng nhận giấy tờ nước ngoài, người yêu cầu chứng nhận giấy tờ nộp 01 bộ hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam; thông thường sẽ là Đại sứ quán hoặc Văn phòng đại diện ngoại giao của nước ngoài hoặc cơ quan nước ngoài được giao chức năng lãnh sự đặt tại Việt Nam. Tức là nếu giấy tờ, tài liệu gốc do cơ quan của Nhật Bản cấp thì người yêu cầu chứng nhận sẽ mang giấy tờ, tài liệu muốn chứng nhận tới Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam để thực hiện chứng nhận giấy tờ bước 1 này.

• Thời gian giải quyết thủ tục tại bước 1 chứng nhận giấy tờ nước ngoài

Thời gian giải quyết thủ tục chứng nhận giấy tờ nước ngoài tại bước này tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều tran; ngoài ra từng cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam sẽ quy định cụ thể thời gian giải quyết thủ tục chứng nhận này. Theo như các thủ tục mà Luật P&P đã thực hiện, thông thường thời gian xử lý sẽ trong khoảng từ 05-15 ngày làm việc.

• Kết quả nhận được tại bước 1 chứng nhận giấy tờ nước ngoài

Sau thời hạn giải quyết, cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam có chức năng lãnh sự sẽ trả lại bản giấy tờ được yêu cầu chứng nhận đã được xác nhận bằng văn bản và chữ ký, con dấu của cơ quan đó. Bản chứng nhận này sẽ được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự bước 2 tại cơ quan ngoại giao Việt Nam để có thể được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Bước 2: Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài tại cơ quan ngoại giao Việt Nam

Sau khi nhận được kết quả tại bước 1 chứng nhận giấy tờ, người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự sẽ mang bản kết quả đã được chứng nhận tới cơ quan ngoại giao của Việt Nam tại bước 1 để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Tại bước xác minh này, cơ quan ngoại giao Việt Nam sẽ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ do cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam cấp tại bước 1 là đúng.

Tại bước này, hồ sơ và trình tự, thẩm quyền sẽ được quy định như sau:

• Thành phần hồ sơ tại bước 2 xác minh giấy tờ bao gồm:

- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu ;

- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bản sao y chứng thực giấy tờ tùy thân;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài chứng nhận tại bước 1;

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao;

- Các giấy tờ khác theo quy định của từng cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam.

  * Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự không phải là bản gốc mà cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

• Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh đều có thẩm quyền giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự có thể lựa chọn một trong hai cơ quan này để thực hiện thủ tục.

• Thời gian giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Thời hạn giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang. Như vậy hiện nay không có quy định cụ thể về thời gian giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ vào số lượng giấy tờ, tài liệu nước ngoài để tính ngày hẹn trả kết quả.

Thực tế thời gian giải quyết việc xác minh giấy tờ, tài liệu tại bước này được xác định trong thời gian từ 10-15 ngày làm việc. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam nhận thấy rằng cần xác minh tính xác thực của giấy tờ, tài liệu thì thời gian giải quyết có thể bị kéo dài.

• Kết quả nhận được của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Sau thời hạn giải quyết thủ tục, kết quả nhận được sẽ là bản giấy tờ, tài liệu nước ngoài được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đã được dán tem của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam kèm theo đó là dấu và văn bản xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam.

Sau khi hoàn thành xong 2 bước, về cơ bản giấy tờ, tài liệu nước ngoài đã được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Trên đây là trình tự, thủ tục, thẩm quyền thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để được sử dụng tại Việt Nam mà bạn đọc có thể tham khảo từ Luật P&P.

Các vướng mắc khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam

Câu hỏi: Khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ pháp lý của vợ tôi là người nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam thì có cần dịch sang tiếng Việt không?

Trả lời: Theo quy định hiện nay thì bản giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam sẽ phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Do đó nếu giấy tờ pháp lý của vợ bạn đã bằng tiếng Anh thì không cần phải dịch; trong trường hợp giấy tờ của vợ bạn bằng tiếng khác thì bạn sẽ phải dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh trước khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự để có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Câu hỏi: Khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài có phải sẽ thực hiện qua 2 bước hay không?

Trả lời: Theo quy trình chung của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài ở Việt Nam hiện nay sẽ thực hiện qua 2 bước như sau:

Bước 1: Thực hiện chứng nhận giấy tờ tại cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam

Bước 2: Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài tại cơ quan ngoại giao Việt Nam

Bạn đọc sẽ thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài qua 2 bước trên để giấy tờ được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Trong đó thành phần hồ sơ, trình tự, thẩm quyền thực hiện Luật P&P đã nêu cho bạn đọc ở các mục trên của bài viết.

Câu hỏi: Khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam, tôi sử dụng bản dịch tiếng Việt thì có cần mang kèm theo giấy tờ gốc đến để nộp hồ sơ không?

Trả lời: Theo quy định pháp luật về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu và thực tế thực hiện của Luật P&P thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể kiểm tra bản gốc giấy tờ, tài liệu nếu thấy cần thiết. Do đó trong quá trình nộp hồ sơ, bạn đọc nên mang theo bản gốc giấy tờ, tài liệu muốn hợp pháp hóa lãnh sự để bộ phận tiếp nhận kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tránh trường hợp không xuất trình được bản gốc thì sẽ bị trả lại hồ sơ.

Câu hỏi: Tôi có thể đi hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cho công ty nước ngoài được không?

Trả lời: Bạn hoàn toàn có thể thay mặt công ty thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho các giấy tờ của công ty, tuy nhiên trong quá trình thực hiện cần nộp kèm theo văn bản ủy quyền của công ty cho bạn là người thực hiện hồ sơ và giấy tờ pháp lý cá nhân của bạn. Đồng thời văn bản ủy quyền và các giấy tờ cá nhân liên quan cũng cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ khác của công ty.

Câu hỏi: Cơ quan nào ở Việt Nam có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam?

Trả lời: Theo quy định hiện nay, Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh đều có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ và đến bộ phận tiếp nhận của 1 trong 2 cơ quan này để nộp hồ sơ.

Dịch vụ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

- Tư vấn các công việc liên quan đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài;

- Tiếp nhận thông tin để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài;

- Nhận tài liệu từ quý khách để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài;

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh hồ sơ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài;

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài;

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài.

Liên hệ với Luật P&P

Hotline: 0989.869.523/0984.356.608

Email: Lienheluattuvan@gmail.com