Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội

Thế nào là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài?

Hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài hay còn gọi là “Hội nghị, hội thảo quốc tế”, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:

- Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;

- Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức.

Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài là gì?

Giấy phép phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài là văn bản do Thủ tướng hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam cấp phép để hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài được phép tổ chức hợp pháp tại Việt Nam.

Xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội cần những điều kiện gì?

Pháp luật Việt Nam không quy định cụ thể về điều kiện để xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội, tuy nhiên, dựa vào quy định của pháp luật về định nghĩa, đối tượng áp dụng tại QĐ06/2020; có thể thấy điều kiện để Xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, bao gồm:

- Đây phải là hội nghị, hội thảo có yếu tổ nước ngoài (hội nghị, hội thảo quốc tế), có thể tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến nhưng phải được tổ chức tại Việt Nam hoặc có 1 đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam.

- Hội nghị này phải có sự tham gia hoặc được nhận tài trợ của nước ngoài hoặc do các tổ chức nước ngoài tổ chức

- Hội nghị này không phải là một dạng họp báo quốc tế hoặc có tính chất như một buổi họp báo quốc tế

- Một doanh nghiệp được thành lập tại Hà Nội và muốn thực hiện thủ tục xin Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo tại Hà Nội thì doanh nghiệp đó phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.

 Cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội?

1. Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này:

a) Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;

b) Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động, trừ trường hợp nêu tại điểm c khoản này;

c) Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

Đối với thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ nộp 03 bộ hồ sơ cho Sở Ngoại Vụ Hà Nội.

Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội như thế nào?

Thông thường, Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.

Đối với Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội, đơn vị tổ chức sẽ nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Ngoại Vụ Hà Nội trước ít nhất 30 ngày, so với ngày dự kiến diễn ra hội nghị hội thảo có yếu tố nước ngoài. Trước đó, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo phải nhập hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến trên trang Cổng thông tin dịch vụ công trực tuyến của Thành phố Hà Nội.

Hồ sơ để xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội gồm những gì?

- Công văn xin phép tổ chức;

- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;

- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;

- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Một số vướng mắc khi thực hiện thủ tục Xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội

Câu hỏi: Nếu khách mời là người nước ngoài thì có cần nộp kèm hộ chiếu của người nước ngoài đó trong bộ hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội không?

Trả lời: Theo kinh nghiệm thực tế của Luật P&P đã làm tại Hà Nội, chúng tôi không nộp kèm hộ chiếu của người nước ngoài đó trong bộ hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Hà Nội.

Câu hỏi: Nếu xin Giấy phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại 2 địa điểm tương ứng với 2 tỉnh thành thì có phải nộp hồ sơ tại 2 tỉnh không?

Trả lời: Thông thường, khi xin Giấy phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế chỉ cần nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước tại tỉnh thành nơi có trụ sở chính của đơn vị tổ chức, tuy nhiên, nếu Quý khách hàng tổ chức tại 02 tỉnh thành trở lên thì vẫn nên hỏi ý kiến của cơ quan có thẩm quyền về việc cấp giấy phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại từng tỉnh - nơi diễn ra hội nghị, hội thảo đó. Như vậy, nếu đơn vị tổ chức muốn xin phép tổ chức hội nghị hội thảo tại 1 địa điểm khác, ngoài Hà Nội, thì đơn vị phải nộp riêng bộ hồ sơ để xin được tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại tỉnh thành thứ 2 này và vẫn nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ Hà Nội.

Câu hỏi: Hồ sơ thực hiện thủ tục Xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Hà Nội, thường phải cung cấp thêm giấy tờ gì?

Trả lời: Ngoài những yêu cầu về những văn bản như trong luật định, đơn vị tổ chức cần phải nộp thêm các văn bản khác như: Phương án phòng chống dịch, phương án phòng cháy chữa cháy (nếu quy mô trên 500 người), nội dung chi tiết mà diễn giả trình bày trong hội thảo, hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương của người nước ngoài tham gia, tổ chức hội thảo;….

Trân trọng!