Đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Thái Nguyên

Cơ sở pháp lý

- Luật doanh nghiệp

- Nghị định 78/2015/NĐ-CP

- Nghị định 139/2016/NĐ-CP

Thế nào là Văn phòng đại diện

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

- Đặc điểm của văn phòng đại diện

+ Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập.

+ Văn phòng đại diện vẫn có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.

+ Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp

Hoạt động của văn phòng đại diện

- Không thực hiện những hoạt động với vai trò sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam mà thực hiện xúc tiến thương mại theo những quy định có trong luật.

- Không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết ngoại trừ trường hợp đặc biệt có giấy ủy quyền hợp pháp.

- Giao kết hợp đồng trong các trường hợp: thuê, mua vật dụng cần thiết, thuê trụ sở, tuyển dụng…

  - Văn phòng đại diện không được kinh doanh sinh lời nào khác. Không được đứng tên ký kết hợp đồng riêng. Công ty mẹ phải chịu nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Quy định về đăng ký thành lập văn phòng đại diên tại Thái Nguyên

Theo quy định của Luật doanh nghiệp

- Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

- Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện

Lợi ích khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên

Đăng ký thành văn phòng đại diện tại Thái Nguyên mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

- Đối với các công ty sản xuất và kinh doanh hàng hóa thì việc lập văn phòng đại diện để công ty trưng bày sản phẩm qua đó đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng.

- Văn phòng đại diện tạo mối liên hệ giữa công ty và khách hàng. Đối với những khách hàng và đối tác ở xa, thông qua văn phòng đại điện thì công ty có trao đổi, giao dịch  trực tiếp với khách hàng, đối tác tạo ra sự tin tưởng của khách hàng và đối tác với công ty. Nếu khách hàng có bất cứ phản ánh, đóng góp nào về công ty thì cũng có thể đến trực tiếp văn phòng đại diện mà không cần phải đi mất thời gian công sức đi quá xa để đến trụ sở công ty.

- Văn phòng đại diện thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh. Văn phòng đại diện tại nơi nào thì đương nhiên sẽ nắm rõ thị trường và nhu cầu tại nơi đó, từ đó đưa ra những kiến nghị giúp công ty có định hướng phát triển trên từng địa bàn cho phù hợp.

Văn phòng đại diện tại Thái Nguyên hoạt động mà không đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì bị xử lý như thế nào?

- Theo quy định của pháp luật tại nghị định 155/2013 quy định trường hợp mở thêm địa điểm kinh doanh tại Thái Nguyênđể làm văn phòng đại diện mà không thông báo thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 25.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc phải thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật.

- Ngoài hình thức phạt tiền trên thì còn có hình thức xử phạt bổ sung như: Buộc chấm dựt hoạt động

Điều kiện để đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

- Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

+ Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan; đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;

+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước; trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

+ Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;

+ Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Điều kiện về tên văn phòng đại diện

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt; các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện; địa điểm kinh doanh. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

- Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.

- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Điều kiện về trụ sở văn phòng đại diện

- Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố); tên xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

- Địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể; nhà chung cư.

- Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

+ Hợp đồng thuê văn phòng,

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.

Các bước đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên đối với doanh nghiệp Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

- Thông báo lập văn phòng đại diện;

- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);

- Quyết định thành lập văn phòng đại diện;

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng - đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;

- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;

- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;

- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thái Nguyên nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở

- Sau khi chuẩn bị các giấy tờ trên thì sẽ nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 

- Thời gian thực hiện từ 3-5 ngày làm việc

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký thành lập văn phòng đại diện tai Thái Nguyên

Các bước đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên đối với doanh nghiệp nước ngoài

Điều kiện để doanh nghiệp nước ngoài đăng ký thành lập văn phon đại diện tai Thái Nguyên

- Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

+ Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanhtheo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;

+ Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

+ Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;

+ Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên

- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

- Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;

- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;

- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

- Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;

- Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);

+ Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên ở Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký lập chi nhánh tại Thái Nguyên

Khi nào thì nên đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên và đăng ký lập chi nhánh tạị Thái Nguyên

- Thành lập văn phòng đại diện phù hợp hơn với những công ty có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện nhằm mục đích thuận tiện hơn trong việc giao dịch tại địa phương khác với địa chỉ chính của công ty. Các hoạt động như kê khai thuế,phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở trụ sở chính của công ty. Do đó, nếu quý công ty chỉ cần có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, thì nên thành lập văn phòng đại diện

- Thành lập chi nhánh phù hợp với việc công ty mong muốn mở rộng phạm vi kinh doanh. Chi nhánh đã bao gồm cả chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (có nghĩa chi nhánh thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền của công ty). Nếu trường hợp công ty muốn mở rộng kinh doanh sang các địa chỉ khác thì nên lựa chọn loại hình thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

Một số vướng mắc của khách hàng liên quan đến đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên

Khách hàng hỏi: Sau khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên thì có phải đóng lệ phí môn bài hay không?

Luật tư vấn P&P trả lời: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Từ ngày 1/1/2017, Văn phòng đại diện phải đóng thuế môn bài. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có DKKD của văn phòng đại diện phải kê khai và nộp thuế môn bài.

Ngày 24/01/2017, Bộ Tài chính ban hành công văn 1200/BTC-TCT, hướng dẫn về chính sách thuế của văn phòng đại diện như sau:

Tại khoản 6 Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài quy định: Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm: Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).

Như vậy, Văn phòng đại diện tại Thái Nguyên không có chức năng kinh doanh thì sẽ không phải đóng lệ phí môn bài

Khách hàng hỏi: Công ty tôi đã đăng ký lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên, tuy nhiên do tình hình kinh doanh khó khăn, công ty muốn tạm ngừng hoạt động của Văn phòng đại diện một thời gian. Vậy công ty có cần thông báo tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện cho Sở Kế hoạch đầu tư Tỉnh Thái Nguyên biết hay không?

- Theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, Doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh nhưng không thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

- Do đó, nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tạm ngừng kinh doanh cho văn phòng đại diện

Khách hàng hỏi: Tôi muốn đóng văn phòng đại diện tại Thái Nguyên thì làm như thế nào?

Luật tư vấn P&P trả lời: Theo quyết định của mình, doanh nghiệp có thể chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

- Hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện bao gồm: Quyết định của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện; Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội; Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động; Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện; Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chấm dứt hoạt động, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Khách hàng hỏi: Công ty chúng tôi hiện đã lập một vă phòng đại diện ở Thành phố Thái Nguyên thì bây giờ có thể lập một văn phòng đại diện tại đây được nữa không?

Luật tư vấn P&P trả lời: Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp thì

“Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính”.

Như vậy Công ty của bạn hoàn toàn được đăng ký lập thêm một văn phòng đại diện tại Thái Nguyên

Khách hàng hỏi: Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên thì có cần phải có vốn điều lệ không?

Luật tư vấn P&P trả lời: Vốn điều lệ của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ

Khách hàng hỏi: Công ty tôi đã đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên giờ muốn thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện không?

Luật tư vấn P&P trả lời: Trong quá trình hoạt động Công ty bạn có quyền người đứng đầu văn phòng đại dện. Tuy nhiên khi muốn đăng ký thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện thì phải thông báo lên Sở kế hoạc và đầu tư tỉnh Thái Nguyên.

Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện bao gồm:

-  Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (Phụ lục II-13, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

-  Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (Phụ lục II-19, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu  tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Khách hàng cần cung cấp

Thông tin cần cung cấp:

- Mã số doanh nghiệp;

-  Tên văn phòng đại diện dự định thành lập;

- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện,

- Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;

Tài liệu cần cung cấp:

- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty thành lập văn phòng đại diện

- Bản sao giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện

Công việc của chúng tôi

- Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên

- Nhận tài liệu từ quý khách

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

- Thực hiện khắc con dấu và thông báo mẫu dấu cho khách hàng

Liên hệ với chúng tôi

Hotline: 0989.869.523

Email: lienheluattuvan@gmai.com