Đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ

Cơ sở pháp lý

- Luật doanh nghiệp 2020

- Nghị định 78/2015/NĐ-CP

- Nghị định 50/206/NĐ-CP

Văn phòng đại diện là gì?

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

- Những ưu điểm của văn phòng đại diện:

+ Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty.

+ Không phải nộp thuế môn bài.

+ Có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.

- Những nhược điểm của văn phòng đại diện là:

+ Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.

+ Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán.

+ Chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp.

Các trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ

- Các trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ là:

+ Doanh nghiệp Việt Nam có thể mở văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc tại nước ngoài, nếu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thì áp dụng theo quy định Luật doanh nghiệp 2014, nếu thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài thì áp dụng theo pháp luật nước ngoài.

+ Thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thì áp dụng theo các quy định của Luật Thương mại

- Trong phạm vi bài viết này, Luật tư vấn P&P chỉ tập trung phân tích thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ của doanh nghiệp Việt Nam.

Những lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ

Tên của văn phòng đại diện nên đặt như thế nào?

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

VD: Văn phòng đại diện của công ty TNHH luật tư vấn P&P Việt Nam sẽ có tên là: Văn phòng đại diện công ty TNHH luật tư vấn P&P Việt Nam.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

- Người đứng đầu văn phòng đại diện là người được doanh nghiệp mẹ bổ nhiệm. Người đứng đầu văn phòng đại diện có nhiệm vụ quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng đại diện công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty, hưởng các quyền lợi theo điều lệ công ty.

Trụ sở văn phòng đại diện đặt ở đâu?

- Trụ sở của văn phòng đại diện có thể đặt cùng tỉnh hoặc khác tỉnh nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

- Trụ sở văn phòng đại diện phải là nơi có trên bản đồ hành chính và phải thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng của doanh nghiệp

+ Nếu trụ sở thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì phải có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên doanh nghiệp.

+ Nếu trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp thì phải có hợp đồng thuê nhà của doanh nghiệp.

- Theo quy định tại Khoản 1 Điều 50 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, nếu vi phạm những nội dung trên thì doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

Văn phòng đại diện khác chi nhánh ở những điểm nào?

- Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng hai loại hình này cũng có những điểm khác nhau cơ bản như sau:

Thành phần hồ sơ

- Thông báo lập văn phòng đại diện với nội dung: Mã số doanh nghiệp; Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; Tên văn phòng đại diện dự định thành lập; Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, Thông tin đăng ký thuế; Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện,  Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

+ Đối với người Việt Nam: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Trình tự thủ tục        

Quy trình thực hiện

Theo quy định tại Điều 37 nghị định 78/2015/NĐ-CP quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ như sau:

- Người đại diện theo pháp luật kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử và thanh toán lệ phí qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người đại diện theo pháp luật sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Sau khi nhận được mã số doanh nghiệp từ cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động phòng đại diện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Thẩm quyền         

- Phòng đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Thời gian

- Từ 03-05 ngày làm việc

Những thắc mắc của khách hàng khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ

Câu 1: Văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh hay không?

- Theo quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp, Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, khi thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện, không có mục ngành nghề của văn phòng đại diện. Do đó, có thể thấy văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh

Câu 2: Văn phòng đại diện có con dấu không?

- Theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện. Do đó, văn phòng đại diện có thể có con dấu, con dấu này chỉ thể hiện  tên, địa chỉ và số điện thoại văn phòng đại diện để phục vụ một số hoạt động quảng bá.

- Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được phép sử dụng con dấu này để dập lên hợp đồng kinh doanh mua bán bởi văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

- Khi được công ty mẹ ủy quyền ký kết hợp đồng thì văn phòng đại diện sử dụng con dấu của công ty mẹ để thực hiện mà không được sử dụng con dấu riêng. Nếu văn phòng đại diện cố tình sử dụng, hợp đồng đó sẽ không có hiệu lực và không được chấp nhận khi có tranh chấp pháp lý xảy ra.

Câu 3: Văn phòng đại diện có cần nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp không?

- Theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên văn phòng đại diện không cần nộp lệ phí môn bài.

- Do chế độ hoạch toán của văn phòng đại diện là hoạch toán phụ thuộc nên việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chủ quản thực hiện.

Câu 4: Sau khi thành lập văn phòng đại diện có phải treo biển cho văn phòng đại diện không?

Sau khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ, cần viết tên văn phòng đại diện hoặc treo biển có tên văn phòng đại diện tại trụ sở của văn phòng đại diện.

- Ngoài ra, tên của doanh nghiệp chủ quản cũng phải được gắn tại trụ sở của văn phòng đại diện để nhằm quảng bá thương hiệu tên công ty cho doanh nghiệp.

Câu 5: Công ty tôi đã đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ, nay công ty tôi đã lập thêm một văn phòng đại diện tại nước ngoài. Vậy chúng tôi có cần thực hiện thủ tục gì với cơ quan nhà nước tại Việt Nam hay không?

- Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Câu 6: Sau khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ, công ty tôi muốn thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện thì có cần làm thủ tục thông báo với cơ quan thẩm quyền hay không?

- Theo quy định tại Khoản 4 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

- Hơn nữa, theo quy định tại Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, khi có sự thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh thì sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

- Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện được thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, nên khi thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Câu 7: Công ty tôi đã đăng ký thành lập chi nhánh tại Phú Thọ, tuy nhiên do tình hình kinh doanh khó khăn, công ty đã thực hiện thông báo tạm ngừng một thời gian. Vậy công ty có cần thông báo tạm ngừng hoạt động cho văn phòng đại diện tại Phú Thọ hay không?

- Theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, Doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh nhưng không thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

- Do đó, nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tạm ngừng kinh doanh cho văn phòng đại diện

Khách hàng cần cung cấp

- Thông tin cần cung cấp: Mã số doanh nghiệp; Tên văn phòng đại diện dự định thành lập; Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, ; Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Tài liệu cần cung cấp: Bản sao giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện

Công việc của chúng tôi

- Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phú Thọ

- Nhận tài liệu từ quý khách

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

Liên hệ với chúng tôi

Hotline: 0989.869.523

Email: lienheluattuvan@gmail.com