Đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Văn phòng đại diện là gì?

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

- Văn phòng đại diện có nhiệm vụ xúc tiến xây dựng các dự án, chương trình hợp tác kinh tế, khoa học, kĩ thuật, công nghệ được thực hiện tại địa điểm đó. Quan tâm và giám sát việc thực hiện những hợp đồng kinh tế, thương mại, khoa học – kĩ thuật đã được kí kết giữa công ty và đối tác tại địa phương.

- Những ưu điểm của văn phòng đại diện:

+ Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty.

+ Không phải nộp thuế môn bài.

+ Có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.

- Những nhược điểm của văn phòng đại diện là:

+ Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.

+ Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán.

+ Chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp.

Các trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

- Các trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình là:

+ Doanh nghiệp Việt Nam có thể mở văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc tại nước ngoài, nếu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thì áp dụng theo quy định Luật doanh nghiệp 2020, nếu thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài thì áp dụng theo pháp luật nước ngoài.

+ Thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thì áp dụng theo các quy định của Luật Thương mại

- Trong phạm vi bài viết này, Luật tư vấn P&P chỉ tập trung phân tích thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại tại Ninh Bình của doanh nghiệp Việt Nam.

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình mà không đăng ký sẽ bi xử phạt như thế nào?

- Theo quy đinh Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 “Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện”

=> Như vậy khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện thì cần phải đăng ký tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Nếu khi thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình nhưng không thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 37 Nghị định 50/2016/NĐ-CP đối với hành vi vi phạm quy định về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp “Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh”

Những lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Tên của văn phòng đại diện nên đặt như thế nào?

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện”.

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

VD: Văn phòng đại diện của công ty TNHH luật tư vấn P&P Việt Nam sẽ có tên là: Văn phòng đại diện công ty TNHH luật tư vấn P&P Việt Nam.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

- Khi tiến hành bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện công ty cần lưu ý đến các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và các điều kiện mà pháp luật cấm không được phép đứng tên quản lý doanh nghiệp.

- Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nếu họ đảm bảo thực hiện được hai nhiệm vụ của hai chức năng này. Việc một người đồng thời là người đứng đầu văn phòng đại diện và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ tiện cho việc ký kết hợp đồng với khách hàng tại văn phòng đại diện.

Trụ sở văn phòng đại diện đặt ở đâu?

- Trụ sở của văn phòng đại diện có thể đặt cùng tỉnh hoặc khác tỉnh nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

- Trụ sở văn phòng đại diện phải là nơi có trên bản đồ hành chính và phải thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng của doanh nghiệp

+ Nếu trụ sở thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì phải có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên doanh nghiệp.

+ Nếu trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp thì phải có hợp đồng thuê nhà của doanh nghiệp.

- Theo quy định tại Khoản 1 Điều 50 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, nếu vi phạm những nội dung trên thì doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

Phân biệt chi nhánh và văn phòng đại diện

- Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng hai loại hình này cũng có những điểm khác nhau cơ bản như sau:

+ Phạm vi hoạt động: Chi nhánh được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền còn văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp. Do đó, phạm vi hoạt động của chi nhánh bao gồm cả phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện

+ Hình thức hoạch toán: Chi nhánh có thể lựa chọn hình thức hoạch toán phụ thuộc hoặc hoạch độc lập còn văn phòng đại diện chỉ có thể đăng ký hình thức hoạch toán phụ thuộc.

+ Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề của chi nhánh phụ thuộc vào ngành nghề của công ty mẹ còn văn phòng đại diện không có ngành nghề kinh doanh mà chỉ có phạm vi hoạt động.

+ Nghĩa vụ thuế: Chi nhánh phải kê khai và đóng lệ phí môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng. Văn phòng đại diện không phải đóng lệ phí môn bài còn các loại thuế sẽ do doanh nghiệp chủ quản đóng và kê khai.

- Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty.

- Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

Thành phần hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

- Thông báo lập văn phòng đại diện với nội dung: Mã số doanh nghiệp; Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; Tên văn phòng đại diện dự định thành lập; Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, Thông tin đăng ký thuế; Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện,  Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

+ Đối với người Việt Nam: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Trình tự thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình        

- Thẩm quyền: Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Ninh Bình

- Cách thức thực hiện: Nộp online qua hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia

- Thời gian thực hiện: 03 – 05 làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ

- Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

+ Bước 2: Nộp hồ sơ lên phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Ninh Bình

+ Bước 4: Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diệncập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký

+ Bước 5: Nhận kết quả thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Câu hỏi khách hàng thường gặp khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Khách hàng hỏi: Hiện tại công ty tôi muốn thành lập một đợn vị phụ thuộc của công ty tại Ninh Bình chỉ để thực việc ủy quyền cho công ty thì tôi nên lựa chọn việc thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diên?

Luật P&P trả lời: Theo quy định quy tại Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020

 Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

 Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp

Như vậy khi công ty bạn muốn thành lập đơn vị chỉ để ủy quyền thì nên thành lập văn phòng đại diện

Khách hàng hỏi: Công ty tôi là công ty cổ phần, công ty cho tôi hỏi trong công ty cổ phẩn thì ai là người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện cho công ty?

Luật P&P trả lời: Theo quy định tại Điểm l Khoản 2 Điều 153 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về các quyền và nghĩa vụ của hội đồng quản trị “Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;”

Như vậy Hội đồng quản trị của công ty có quyền quyết định việc thành lập văn phòng đại diện

Khách hàng hỏi: Công ty tôi đang muốn thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình và có dự định để người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty là người đại diện theo pháp luật hiện tại của công ty, như vậy có được không?

Luật P&P trả lời: Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty nếu họ đảm bảo thực hiện được hai nhiệm vụ của hai chức năng này. Việc một người đồng thời là người đứng đầu văn phòng đại diện và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ tiện cho việc giao dịch với khách hàng tại văn phòng đại diện

Khách hàng hỏi: Khi nhờ bên công ty bạn hỗ trợ dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định thì bên tôi cần cung cấp những thông tin gì?

Luật P&P trả lời: Để Luật P&P hỗ trợ khách hàng thành lập văn phòng đại diện tại Nam Định khách hàng cần các thông tin sau

- Mã số doanh nghiệp; Tên văn phòng đại diện dự định thành lập; Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện

- Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện

- Tài liệu cần cung cấp: Bản sao giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện

Công việc của chúng tôi

- Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

- Nhận tài liệu từ quý khách

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

Liên hệ với chúng tôi

Hotline: 0989.869.523

Email: lienheluattuvan@gmai.com