Đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang

Văn phòng đại diện là gì ?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Đặc điểm và chức năng của văn phòng đại diện?       

1. Đặc điểm của văn phòng đại diện

- Do chế độ hạch toán của văn phòng đại diện là hạch toán phụ thuộc nên việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chủ quản thực hiện

- Văn phòng đại diện có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng

- Không được trực tiếp kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó

- Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân

2. Chức năng của văn phòng đai diện

- Văn phòng đại diện của doanh nghiêp có chức năng như một văn phòng liên lạc của công ty đối với đối tác và khách hàng

- Thực hiện các hoạt động cung cấp thông tin, nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới tai nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp

- Tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty

** Doanh nghiêp cần lưu ý: Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác

Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đại diện?

1. Ưu điểm của văn phòng đại diện

- Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty.

- Không phải nộp thuế môn bài.

- Có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.

2. Nhược điểm của văn phòng đại diện là:

- Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.

- Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán.

- Chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp

Nên đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc giang hay lập chi nhánh ?

Các nội dung so sánh dưới đây giúp quý vị có luồng tham khảo và nhận định về chức năng cũng như bản chất của từng loại hình phụ thuộc. Căn cứ vào những thông tin đó. Việc xác định các tiêu chí và nội dung phân tích dựa trên những quy định cho từng loại hình:

--> Căn cứ vào những chỉ tiêu trên và mục đích, doanh nghiệp thực hiện việc lựa chọn loại việc nên đăng ký loại hình nào cho phù hợp. Nhưng trước khi chọn việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang chứ không phải chi nhánh hay địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp cần lưu ý điểm hạn chế nhất của văn phòng đại diện là không có chức năng sản xuất và kinh doanh.

Không đăng ký thành lập văn phòng đại diện nhưng có hoạt động thực tế thì xử phạt như nào ?

- Theo quy định của luật doanh nghiệp thì: “Trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện”. Như vậy khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện thì cần phải đăng ký tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Nếu khi thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang nhưng không thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 37 Nghị định 50/2016/NĐ-CP đối với hành vi vi phạm quy định về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp “ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh”

Các lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đai diện tại Bắc Giang

1. Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang thì đặt tên như nào ?

- Tên văn phòng đại diện: phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Ví dụ: Công ty có tên là " Công ty Cổ phần Minh Anh" --> Khi đặt tên Văn phòng đại diện sẽ đặt là: " Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần Minh Anh"

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
- Ngoài tên bằng tiếng Việt, Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
- Phần tên riêng trong Văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

2. Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang thì lựa chọn địa chỉ trụ sở như nào ?

Việc lựa chọn trụ sở để đăng ký văn phòng đại diện cũng tuân theo quy định như đối với doanh nghiệp. Theo đó, Chọn Trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở.  Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

3. Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang lựa chọn người đứng đầu văn phòng đại diện như nào ?

Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang thì doanh nghiệp có thể lựa chọn người đứng đầu văn phòng đại diện là người đứng đầu văn phòng đại diện luôn hoặc cũng có thể lựa chọn người không phải là người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp là người đứng đầu văn phòng đại diện. Người đứng đầu văn phòng đại diện là bất kỳ ai không thuộc trường  hợp bị cấm theo quy định của luật doanh nghiệp.

4. Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang có có đăng ký vốn điều lệ không ? Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc giang thì Văn phòng đại diện đó không cần phải đăng ký số vốn hoạt động mà văn phòng đại diện vốn phụ thuộc năng lực tài chính vào công ty mẹ. 

5. Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang đăng ký ngành nghề như nào ? 

Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang thì bản thân văn phòng đại diện chỏ hoạt động theo sử ủy quyền của công ty mẹ với chức năng chính là xúc tiến thương mại. Theo quy định của luật doanh nghiệp thì Văn phòng đại diện không có chức năng hoạt động sản xuất và kinh doanh nên ngoài chức năng trên văn phòng đại diện cũng không phải đăng ký ngành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang

- Thông báo đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang theo mẫu quy định

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; Quyết định của chủ sở hữu công ty hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện

- 1 Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

- 1 Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân ( CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện

- Giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người đi nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang

- Thẩm quyền cấp giấy chứng nhận Văn phòng đại diện: Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Giang

- Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp online qua hệ thống đăng ký kinh doanh

- Thời gian thực hiện: 03 – 05 làm việc

- Các bước thực hiện việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc giang

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang

 Bước 2: Nộp hồ sơ lên phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Bắc Giang

Bước 3: Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diệncập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký

Bước 4: Nhận kết quả thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Vướng mắc thường gặp phải khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang

Câu hỏi: Công ty chúng tôi có thể đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang cho hai địa chỉ được không ?

Luật P&P trả lời: Theo quy định của Luật doanh nghiệp:“ Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.”. Như vậy doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện trong tỉnh Bắc Giang. Ngay cả khi trong cùng một khu vực với phạm vị địa lý nhỏ hẹp thì doanh nghiệp vẫn có thể đăng ký thành lập nhiều văn phòng đại diện trong phạm vi không gian đó. 

Câu hỏi: Công ty chúng tôi có trụ sở công ty mẹ ở Hà Nội giờ chúng tôi muốn đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang thì giờ chúng tôi phải thực hiện nộp hồ thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội hay tại Bắc Giang ?

Luật P&P trả lời: Theo quy định của luật doanh nghiệp thì: " Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện". Như vậy đối với trường hợp của công ty bạn thì cần tiến hành thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang tức là nơi có trụ sở của văn phòng đại diện chứ không căn cứ vào trụ sở công ty mẹ.

Câu hỏi: Văn phòng đại diện có được sử dụng con dấu không ? và khi sử dụng con dấu thì phải làm những công việc gì trước khi sử dụng con dấu ?

Luật P&P trả lời: Văn phòng đại diện được phép sử dụng con dấu theo quy định của luật doanh nghiệp với quy định: "Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp" .

Theo quy định tại luật doanh nghiệp 2015 có quy định “ Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.  Nhưng hiện nay theo quy định luật doanh nghiệp mới thì việc sử dụng con dấu không cần phải thông báo sử dụng mẫu dấu trên sở kế hoạch- Đầu tư nữa  nên Văn hòng đại diện chỉ cần khắc con dấu và sử dụng bình thường.  Nhưng quý vị cũng cần lưu ý thêm là dấu của văn phòng đại diện chỉ có giá trị nội bộ trong doanh nghiệp chứ không có chức năng ký kết hay đóng dấu với các văn bản với các giao dịch với đối tác bên ngoài.

Câu hỏi: Công ty tôi đang muốn thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang và có ý định để người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty là người đại diện theo pháp luật hiện tại của công ty, như vậy có được không?

Luật P&P trả lời: Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty nếu họ đảm bảo thực hiện được hai nhiệm vụ của hai chức năng này. Luật doanh nghiệp không hạn chế việc một người đồng thời là người đứng đầu văn phòng đại diện và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. 

Câu hỏi: Khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang thì tôi phải đóng các loại thuế gì và đóng như thế nào ?

Luật P&P trả lời: Theo quy định, căn cứ vào việc có phát sinh hoạt động sản xuất, kinh doanh không để xác định xem văn phòng đại diện có phải đóng thuế môn bài không ? Nếu Văn phòng đại diện có phát sinh hoạt động sản xuất- kinh doanh thì phải đóng thuế môn bài còn nếu không phát sinh hoạt động sản xuất- kinh doanh thì sẽ không phải đóng thuế môn bài theo quy định tại điều 2- Nghị định số 139/2016/NĐ-CP:

" Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:

1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.

6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có)".

- Mức thu lệ phí môn bài được xác định căn cứ vào điều 4- Thông tư Số: 302/2016/TT-BTC 

" 1. Mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như sau:

a) Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 (ba triệu) đồng/năm;

b) Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 (hai triệu) đồng/năm;

c) Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 (một triệu) đồng/năm".

- Khai và nộp lệ phí môn bài thực hiện theo quy định tại Điều 5- Thông tư số: 302/2016/TT-BTC

" 1. Khai, nộp lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

a) Khai lệ phí môn bài

a.1) Khai lệ phí môn bài một lần khi tổ chức mới ra hoạt động kinh doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh;

a.2) Trường hợp người nộp lệ phí có đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh thì người nộp lệ phí thực hiện nộp Hồ sơ khai lệ phí môn bài của các đơn vị phụ thuộc đó cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của người nộp lệ phí;

a.2) Trường hợp người nộp lệ phí có đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh nơi người nộp lệ phí có trụ sở chính thì đơn vị phụ thuộc thực hiện nộp Hồ sơ khai lệ phí môn bài của đơn vị phụ thuộc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị phụ thuộc.

a.3) Trường hợp người nộp lệ phí mới thành lập cơ sở kinh doanh nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký thuế hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh; ngày ban hành văn bản phê duyệt chủ trương đầu tư.

b) Nộp lệ phí môn bài

Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 1 hàng năm. Trường hợp tổ chức mới ra hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc mới thành lập cơ sở sản xuất kinh doanh thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài". 

Câu hỏi: Công ty chúng tôi đã tiến hành đăng ký trụ sở văn phòng đại diện tại thành phố Bắc Giang nhưng giờ chúng tôi muốn chuyển về một huyện khác thì thủ tục thực hiện như nào ?

Luật P&P trả lời: Theo quy định khi thực hiện việc thay đổi địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện thì doanh nghiệp bên bạn sẽ phải thực hiện việc nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch - Đầu tư nơi có trụ sở mới dự kiến chuyến đến để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ này. Ở đây doanh nghiệp bên bạn thực hiện chuyển trụ sở khác quận, huyện nên cần phải thực hiện thục tục chốt thuế tại chị cục thuế cũ sau đó mới làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trên Sở Kế hoạch- Đầu tư.

Câu hỏi: Công ty cho tôi hỏi Văn phòng đại diện của doanh nghiệp bị chấm dứt hoạt động trong những trường hợp nào?

Luật P&P trả lời: Theo quy định của luật doanh nghiệp thì: “Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền”.

Khách hàng cần cung cấp

Khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang khách hàng cần cung cấp những loại thông tin và giấy tờ sau:

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ

- Tên văn phòng đại diện dự định thành lập

- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

- Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diên

- Thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện

- Bản sao giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện

Công việc của Luật P&P

- Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Giang

- Nhận tài liệu từ quý khách

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

- Thực hiện khắc con dấu và thông báo mẫu dấu cho khách hàng

- Hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục liên quan sau khi văn phòng đại diện đã đi vào hoạt động. Kê khai thuế; Thực hiện Thay đổi đăng ký kinh doanh khi văn phòng đại diện thay đổi một trong các nội dung trên giấy chứng nhận  văn phòng đại diện 

Liên hệ với Luật P&P

Hotline: 0989.869.523

Email: lienheluattuvan@gmai.com