Đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu

Cơ sở pháp lý

- Luật doanh nghiệp 2020

- Nghị định 78/2015/NĐ-CP

- Nghị định 50/2016/NĐ-CP

Văn phòng đại diện là gì?

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

- Văn phòng đại diện có nhiệm vụ xúc tiến xây dựng các dự án, chương trình hợp tác kinh tế, khoa học, kĩ thuật, công nghệ được thực hiện tại địa điểm đó. Quan tâm và giám sát việc thực hiện những hợp đồng kinh tế, thương mại, khoa học – kĩ thuật đã được kí kết giữa công ty và đối tác tại địa phương.

- Những đặc điểm của văn phòng đại diện là:

+ Văn phòng đại diện giúp tiện trong việc giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty.

+ Không phải nộp thuế môn bài.

+ Có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.

+ Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và không được mua bán trực tiếp, không có chức năng ký kết hợp đồng.

Các trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu

- Các trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu là:

+ Doanh nghiệp Việt Nam có thể mở văn phòng đại diện tại Việt Nam (áp dụng theo quy định Luật doanh nghiệp 2020)

+ Doanh nghiệp Việt Nam mở văn phòng đại diện tại nước ngoài (áp dụng theo pháp luật nước ngoài)

+ Thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam (áp dụng theo các quy định của Luật Thương mại)

- Trong phạm vi bài viết này, Luật tư vấn P&P chỉ tập trung phân tích thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu của doanh nghiệp Việt Nam.

Những lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu

Tên của văn phòng đại diện nên đặt như thế nào?

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

VD: Văn phòng đại diện của công ty TNHH ABC sẽ có tên là: Văn phòng đại diện công ty TNHH ABC

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

- Người đứng đầu văn phòng đại diện là người quản lý văn phòng đại diện và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng đại diện trước doanh nghiệp chủ quản.

- Khi tiến hành bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện công ty cần lưu ý đến các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và các điều kiện mà pháp luật cấm không được phép đứng tên quản lý doanh nghiệp.

- Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nếu họ đảm bảo thực hiện được hai nhiệm vụ của hai chức năng này. Việc một người đồng thời là người đứng đầu văn phòng đại diện và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ tiện cho việc ký kết hợp đồng với khách hàng tại văn phòng đại diện.

Trụ sở văn phòng đại diện đặt ở đâu?

- Trụ sở của văn phòng đại diện có thể đặt cùng tỉnh hoặc khác tỉnh nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

- Trụ sở văn phòng đại diện phải là nơi có trên bản đồ hành chính và phải thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng của doanh nghiệp

+ Nếu trụ sở thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì phải có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên doanh nghiệp.

+ Nếu trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp thì phải có hợp đồng thuê nhà của doanh nghiệp.

- Theo quy định tại Khoản 1 Điều 50 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, nếu vi phạm những nội dung trên thì doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

Phân biệt chi nhánh và văn phòng đại diện

- Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, để có thể phân biệt hai loại hình này cần phân tích các mặt sau:

+ Phạm vi hoạt động: Chi nhánh được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp. Do đó, phạm vi hoạt động của chi nhánh bao gồm cả phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện

+ Hình thức hoạch toán: Chi nhánh có thể lựa chọn hình thức hoạch toán phụ thuộc hoặc hoạch độc lập. Văn phòng đại diện chỉ có thể đăng ký hình thức hoạch toán phụ thuộc.

+ Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề của chi nhánh phụ thuộc vào ngành nghề của công ty mẹ. Văn phòng đại diện không có ngành nghề kinh doanh mà chỉ có phạm vi hoạt động.

+ Nghĩa vụ thuế: Chi nhánh phải kê khai và đóng lệ phí môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng. Văn phòng đại diện không phải đóng lệ phí môn bài còn các loại thuế sẽ do doanh nghiệp chủ quản đóng và kê khai.

- Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của công ty.

+ Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty.

+ Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

Thành phần hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu

- Thông báo lập văn phòng đại diện

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

+ Đối với người Việt Nam: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Trình tự thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu       

Quy trình thực hiện

- Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện qua hệ thống trực tuyến Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số đơn vị phụ thuộc. Sau khi nhận được mã số từ cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động phòng đại diện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Thẩm quyền         

- Phòng đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Thời gian

- Từ 03-05 ngày làm việc

Những thắc mắc của khách hàng khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu

Câu 1: Công ty tôi đã có một văn phòng đại diện tại Hà Nội, nay tôi muốn đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, vậy tên của hai văn phòng đại diện này có được trùng nhau không?

Tên của các văn phòng đại diện có thể trùng nhau tùy nhu cầu của khách hàng.

Câu 2: Văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh hay không?

- Theo quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp, Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, khi thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện, không có mục ngành nghề của văn phòng đại diện. Do đó, có thể thấy văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh

Câu 3: Văn phòng đại diện có con dấu không?

- Theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện. Do đó, văn phòng đại diện có thể có con dấu, con dấu này chỉ thể hiện  tên, địa chỉ và số điện thoại văn phòng đại diện để phục vụ một số hoạt động quảng bá.

- Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được phép sử dụng con dấu này để dập lên hợp đồng kinh doanh mua bán bởi văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

- Khi được công ty mẹ ủy quyền ký kết hợp đồng thì văn phòng đại diện sử dụng con dấu của công ty mẹ để thực hiện mà không được sử dụng con dấu riêng. Nếu văn phòng đại diện cố tình sử dụng, hợp đồng đó sẽ không có hiệu lực và không được chấp nhận khi có tranh chấp pháp lý xảy ra.

Câu 4: Văn phòng đại diện có cần nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp không?

- Theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên văn phòng đại diện không cần nộp lệ phí môn bài.

- Do chế độ hoạch toán của văn phòng đại diện là hoạch toán phụ thuộc nên việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chủ quản thực hiện.

Câu 5: Công ty tôi đã đăng ký thành lập chi nhánh tại Bà Rịa Vũng Tàu, tuy nhiên do tình hình kinh doanh khó khăn, công ty đã thực hiện thông báo tạm ngừng một thời gian. Vậy công ty có cần thông báo tạm ngừng hoạt động cho văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu hay không?

- Theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, Doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh nhưng không thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

- Do đó, nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tạm ngừng kinh doanh cho văn phòng đại diện

Câu 6: Văn phòng đại diện của công ty tôi thành lập năm 2019, nay công ty muốn ngừng hoạt động của văn phòng đại diện trong một vài năm để định hướng lại hoạt động kinh doanh. Vậy có cần làm thủ tục tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện không?

- Theo quy định tại Khoản 3 Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, văn phòng đại diện sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong trường hợp văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.

- Trước khi ngừng hoạt động 15 ngày, văn phòng đại diện cần gửi thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh. Thời hạn tạm ngừng là không quá 01 năm. Sau khi hết thời hạn tạm ngừng, văn phòng đại diện tiếp tục hoạt động lại bình thường mà không cần làm thủ tục thông báo, nếu muốn tiếp tục tạm ngừng thì tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp không được quá 02 năm.

Khách hàng cần cung cấp

- Thông tin cần cung cấp: Mã số doanh nghiệp; Tên văn phòng đại diện dự định thành lập; Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, ; Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Tài liệu cần cung cấp: Bản sao giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện

Công việc của chúng tôi

- Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bà Rịa Vũng Tàu

- Nhận tài liệu từ quý khách

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

Liên hệ với chúng tôi

Hotline: 0989.869.523

Email: lienheluattuvan@gmail.com