Đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Cơ sở pháp lý

- Luật doanh nghiệp 2014

- Nghị định 78/2015/NĐ-CP

Văn phòng đại diện là gì?

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

- Văn phòng đại diện có các đặc điểm như sau:

+ Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập.

+ Văn phòng đại diện vẫn có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.

+ Không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

Các trường hợp đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

- Pháp luật hiện quy định các trường hợp đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng là:

+ Doanh nghiệp Việt Nam có thể mở văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc tại nước ngoài, nếu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thì áp dụng theo quy định Luật doanh nghiệp 2014, nếu thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài thì áp dụng theo pháp luật nước ngoài.

+ Thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thì áp dụng theo các quy định của Luật Thương mại

- Trong phạm vi bài viết này, Luật tư vấn P&P chỉ tập trung phân tích thủ tục đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng của doanh nghiệp Việt Nam.

Tại sao nên đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng?

Đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

- Đối với các công ty sản xuất và kinh doanh hàng hóa thì việc lập văn phòng đại diện để công ty trưng bày sản phẩm qua đó đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng.

- Văn phòng đại diện tạo mối liên hệ giữa công ty và khách hàng. Đối với những khách hàng và đối tác ở xa, thông qua văn phòng đại điện thì công ty có trao đổi, giao dịch  trực tiếp với khách hàng, đối tác tạo ra sự tin tưởng của khách hàng và đối tác với công ty. Nếu khách hàng có bất cứ phản ánh, đóng góp nào về công ty thì cũng có thể đến trực tiếp văn phòng đại diện mà không cần phải đi mất thời gian công sức đi quá xa để đến trụ sở công ty.

- Văn phòng đại diện thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh. Văn phòng đại diện tại nơi nào thì đương nhiên sẽ nắm rõ thị trường và nhu cầu tại nơi đó, từ đó đưa ra những kiến nghị giúp công ty có định hướng phát triển trên từng địa bàn cho phù hợp.

Những lưu ý khi đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Tên của văn phòng đại diện nên đặt như thế nào?

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

VD: Văn phòng đại diện của công ty TNHH luật tư vấn P&P Việt Nam sẽ có tên là: Văn phòng đại diện công ty TNHH luật tư vấn P&P Việt Nam.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

- Người đứng đầu văn phòng đại diện là người do doanh nghiệp tin tưởng bổ nhiệm.

- Nhiệm vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện là quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng đại diện công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty.

Văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh không?

- Đây hẳn là câu hỏi mà nhiều người đặt ra khi tìm hiểu về văn phòng đại diện. Luật doanh nghiệp quy định “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”. Tuy nhiên lại không quy định rõ là văn phòng đại diện có được kinh doanh hay không.

- Thực tế khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện, không có phần kê khai ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện. Nên có thể hiểu ngầm rằng văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

- Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế, “Trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định”. Và Tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài quy định: “Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:

1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật...

6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).”

- Do có sự chưa rõ ràng trong quy định của pháp luật dẫn tới việc áp dụng trong thực tế sẽ không đồng nhất.

- Tuy nhiên, Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2020 quy định Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Do đó, kể từ khi Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực thì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

Văn phòng đại diện khác chi nhánh ở những điểm nào?

- Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty.

- Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

Thành phần hồ sơ đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

- Thông báo lập văn phòng đại diện với nội dung: Mã số doanh nghiệp; Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; Tên văn phòng đại diện dự định thành lập; Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, Thông tin đăng ký thuế; Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện,  Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

+ Đối với người Việt Nam: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Trình tự thủ tục        

Quy trình thực hiện

Theo quy định tại Điều 37 nghị định 78/2015/NĐ-CP quy trình đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng như sau:

- Người đại diện theo pháp luật kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử và thanh toán lệ phí qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người đại diện theo pháp luật sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Sau khi nhận được mã số doanh nghiệp từ cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động phòng đại diện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Thẩm quyền         

- Phòng đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Thời gian

- Từ 03-05 ngày làm việc

Văn phòng đại diện có cần nộp những loại thuế, lệ phí nào không?

- Do chế độ hoạch toán của văn phòng đại diện là hoạch toán phụ thuộc nên việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chủ quản thực hiện.

- Sau khi thành lập văn phòng đại diện, cần thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện nếu có hoạt động kinh doanh như sau:

+ Theo Khoản 6 Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện của doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật là đối tượng phải nộp lệ phí môn bài.

+ Cũng theo Điều 4 nghị định này thì mức nộp lệ phí của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

+ Thời hạn kê khai lệ phí môn bài là: Khai lệ phí môn bài một lần khi tổ chức mới ra hoạt động kinh doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.

Những thắc mắc của khách hàng khi đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Câu 1: Người đứng đầu văn phòng đại diện có cùng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không?

- Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nếu họ đảm bảo thực hiện được hai nhiệm vụ của hai chức năng này. Việc một người đồng thời là người đứng đầu văn phòng đại diện và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ tiện cho việc ký kết hợp đồng với khách hàng tại văn phòng đại diện.

Câu 2: Sau khi thành lập văn phòng đại diện có phải treo biển cho văn phòng đại diện không?

Sau khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, cần viết tên văn phòng đại diện hoặc treo biển có tên văn phòng đại diện tại trụ sở của văn phòng đại diện.

- Ngoài ra, tên của doanh nghiệp chủ quản cũng phải được gắn tại trụ sở của văn phòng đại diện để nhằm quảng bá thương hiệu tên công ty cho doanh nghiệp.

Câu 3: Công ty tôi đã có một văn phòng đại diện tại Hà Nội, nay tôi muốn đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, vậy tên của hai văn phòng đại diện này có được trùng nhau không?

Tên của các văn phòng đại diện có thể trùng nhau tùy nhu cầu của khách hàng

Câu 4: Công ty tôi đã đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, nay công ty tôi đã lập thêm một văn phòng đại diện tại nước ngoài. Vậy chúng tôi có cần thực hiện thủ tục gì với cơ quan nhà nước tại Việt Nam hay không?

- Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Câu 5: Công ty tôi đã đăng ký lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng nhưng nay do chuyển hướng kinh doanh nên công ty muốn đóng văn phòng đại diện này. Vậy thủ tục thực hiện như thế nào?

- Theo quyết định của mình, doanh nghiệp có thể chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

- Hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện bao gồm: Quyết định của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện; Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội; Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động; Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện; Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chấm dứt hoạt động, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Câu 6: Văn phòng đại diện của công ty tôi thành lập năm 2019, nay công ty muốn ngừng hoạt động của văn phòng đại diện trong một vài năm để định hướng lại hoạt động kinh doanh. Vậy có cần làm thủ tục tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện không?

- Theo quy định tại Khoản 3 Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, văn phòng đại diện sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong trường hợp văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.

- Trước khi ngừng hoạt động 15 ngày, văn phòng đại diện cần gửi thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh. Thời hạn tạm ngừng là không quá 01 năm. Sau khi hết thời hạn tạm ngừng, văn phòng đại diện tiếp tục hoạt động lại bình thường mà không cần làm thủ tục thông báo, nếu muốn tiếp tục tạm ngừng thì tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp không được quá 02 năm.

Khách hàng cần cung cấp

- Thông tin cần cung cấp: Mã số doanh nghiệp; Tên văn phòng đại diện dự định thành lập; Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, ; Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Tài liệu cần cung cấp: Bản sao giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện

Công việc của chúng tôi

- Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

- Nhận tài liệu từ quý khách

- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh

- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách

Liên hệ với chúng tôi

Hotline: 0989.869.523

Email: lienheluattuvan@gmai.com