1. Chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil là gì?
Tại Nghị định của Chính phủ về Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự có quy định: “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Qua khái niệm trên có thể hiểu cụ thể hơn rằng, việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở Brasil là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
2. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự
Tuy nhiên có những loại giấy tờ, tài liệu theo quy định pháp luật không cần thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự mà vẫn được sử dụng hợp pháp tại Brasil. Bao gồm:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Về cơ bản, với các loại giấy tờ thông thường như giấy tờ của cá nhân, giấy tờ của doanh nghiệp, tổ chức... không thuộc các trường hợp nêu trên thì vẫn thực hiện chứng nhận lãnh sự theo quy định.
3. Điều kiện để được chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil
Giấy tờ của Việt Nam để sử dụng hợp pháp ở Brasil, cần đảm bảo các điều kiện sau:
Thứ nhất, là các loại giấy tờ theo quy định được chứng nhận lãnh sự để sử dụng ở nước ngoài;
Thứ hai, giấy tờ, tài liệu bản gốc do cơ quan Việt Nam cấp cần phải bảo đảm đúng nội dung, hình thức, thẩm quyền, đúng quy trình cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Chỉ cần một điều kiện không bảo đảm đúng quy định sẽ không được thực hiện chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu đó.
Thứ ba, đối với trường hợp cá nhân, tổ chức chứng nhận lãnh sự bản dịch hoặc bản sao y chứng thực từ bản gốc thì bên cạnh điều kiện về bản gốc như Luật P&P đã nêu trên thì bản dịch, bản sao y chứng thực đó cũng phải bảo đảm đúng quy định về nội dung, hình thức, thẩm quyền, trình tự theo quy định về dịch thuật, công chứng, chứng thực.
Ngoài ra, theo yêu cầu của Đại sứ quán Brasil, khi thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil, đối với 1 số giấy tờ, cá nhân, tổ chức phải đồng thời thực hiện chứng nhận lãnh sự cả ở bản gốc và bản dịch. Tại Đại sứ quán Brasil, bộ phận tiếp nhận sẽ tiếp nhận đồng thời bản gốc và bản dịch cần chứng nhận.
Thứ tư, về ngôn ngữ đối với giấy tờ, tài liệu được yêu cầu chứng nhận lãnh sự để sử dụng ở Brasil, cá nhân, tổ chức có thể sử dụng bản gốc tiếng Việt hoặc giấy tờ bản song ngữ. Cơ quan có thẩm quyền đều tiếp nhận với giấy tờ có các ngôn ngữ trên nếu như đầy đủ thành phần hồ sơ.
4. Các bước thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil
Để giấy tờ của Việt Nam được sử dụng hợp pháp ở Brasil, cần thực hiện qua 2 bước chính sau:
Bước 1: Thực hiện chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
- Thành phần hồ sơ tại bước 1 chứng nhận lãnh sự này bao gồm:
- 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu.
- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự. Trường hợp cá nhân, tổ chức muốn chứng nhận bản dịch, bản sao y thì phải đồng thời chứng nhận cả bản gốc. Trường hợp chỉ chứng nhận bản gốc thì chỉ cần chuẩn bị bản gốc muốn chứng nhận. Tài liệu nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.
- 01 bản photo giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự để cơ quan có thẩm quyền lưu hồ sơ;
- Các giấy tờ khác có liên quan.
- Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil tại bước 1
Khi thực hiện bước 1 của thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil, người yêu cầu chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ lên Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
- Thủ tục đăng ký nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil
+ Trường hợp nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự (Bộ Ngoại giao): cá nhân, tổ chức đăng nhập tài khoản bằng VNEID của cá nhân hoặc doanh nghiệp trên trang web của Bộ Ngoại giao Việt Nam để tạo Tờ khai điện tử. Chọn vào trường thông tin giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự tương ứng để nhập Tờ khai. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trên Tờ khai, cá nhân, tổ chức lựa chọn phương thức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ quan đường Bưu điện.
Nếu cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp, sau khi nhập các thông tin trên Tờ khai, sẽ hiện ra lịch đặt hẹn nộp hồ sơ. Cá nhân, tổ chức lựa chọn thời gian, ngày/tháng/năm muốn tới Bộ phận tiếp nhận của Cục lãnh sự để nộp hồ sơ. Trường hợp khoảng thời gian bạn muốn tới nộp hồ sơ đã được đặt lịch hết, hệ thống sẽ hiện thị lên và yêu cầu bạn chọn lại thời gian khác. Cá nhân, tổ chức đem theo đầy đủ hồ sơ tới Cục Lãnh sự theo thời gian đã hẹn để nộp hồ sơ. Nên tới sớm hơn lịch hẹn khoảng 15-20 phút để chuẩn bị hồ sơ cho đầy đủ.
Nếu cá nhân, tổ chức lựa chọn nộp hồ sơ qua đường Bưu điện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và mang tới bưu cục, nhân viên bưu cục sẽ hướng dẫn bạn ghi thông tin và nộp phí để gửi tới Cục Lãnh sự để chứng nhận lãnh sự giấy tờ bạn yêu cầu.
+ Trường hợp nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: cá nhân, tổ chức đăng nhập tài khoản trên trang web của Bộ Ngoại giao Việt Nam, tạo Tờ khai giống như thực hiện tại Cục Lãnh sự mà P&P đã nêu bên trên. Sau khi tạo tờ khai, cá nhân, tổ chức tới trực tiếp Sở Ngoại vụ để nộp hồ sơ.
- Thời gian giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự để sử dụng ở Brasil
Thời gian giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.
Như vậy, thông thường, thời gian xử lý việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil tại cơ quan Ngoại giao Việt Nam trong khoảng từ 02-04 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh tính hợp pháp của giấy tờ yêu cầu chứng nhận lãnh sự, thời gian có thể bị kéo dài.
- Kết quả nhận được tại bước 1 thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil
Sau thời hạn giải quyết thủ tục, Cục lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh sẽ trả kết quả là bản giấy tờ, tài liệu yêu cầu chứng nhận lãnh sự đã được dán tem xác nhận của Bộ Ngoại giao. Tem này xác nhận rằng bản giấy tờ, tài liệu được yêu cầu chứng nhận lãnh sự đã có con dấu, chữ ký, chức danh đúng theo quy định pháp luật Việt Nam, có thể được sử dụng ở nước ngoài.
Bước 2: Thực hiện xác minh giấy tờ tại Đại sứ quán Brasil ở Việt Nam
Sau khi nhận được kết quả tại bước 1, cá nhân, tổ chức mang bản đã được dán tem ở Bước 1 thực hiện xác minh tại Đại sứ quán Brasil tại Việt Nam..
Hồ sơ và trình tự, thẩm quyền sẽ được quy định như sau:
- Thành phần hồ sơ tại bước 2 xác minh giấy tờ bao gồm:
- Kết quả nhận được tại bước 1 chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (là bản đã có dán tem chứng nhận của Bộ Ngoại giao)
- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bản sao y chứng thực giấy tờ tùy thân;
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của bộ phận tiếp nhận.
- Cơ quan có thẩm quyền xác minh giấy tờ, tài liệu tại bước 2
Đại sứ quán Brasil tại Việt Nam có thẩm quyền xác minh giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận tại bước 1. Hiện nay tại Việt Nam, chỉ có 1 cơ quan là Đại sứ quán Brasil trụ sở tại Hà Nội có thẩm quyền xác minh giấy tờ trong thủ tục chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại Brasil.
- Thời gian giải quyết thủ tục xác minh giấy tờ, tài liệu tại bước 2
Thời gian giải quyết việc xác minh giấy tờ, tài liệu tại bước này được xác định trong thời gian từ 03-05 ngày làm việc sau khi hồ sơ được tiếp nhận và hoàn thành nộp lệ phí. Trường hợp cần xác minh tính xác thực của giấy tờ, tài liệu thì thời gian giải quyết có thể bị kéo dài.
- Kết quả nhận được tại bước 2 thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam
Sau thời hạn giải quyết thủ tục, kết quả nhận được sẽ là bản giấy tờ, tài liệu Việt Nam đã được dán tem của Bộ Ngoại giao, kèm theo đó là dấu xác nhận của Đại sứ quán Brasil.
Trên đây là trình tự, thủ tục, thẩm quyền thực hiện chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để được sử dụng tại Brasil mà bạn đọc có thể tham khảo từ Luật P&P.
Các vướng mắc khi thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil
Câu hỏi: Những giấy tờ làm cần làm chứng nhận lãnh sự để sử dụng ở Brasil?
Trả lời: Giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp cần phải được chứng nhận lãnh sự để được sử dụng hợp pháp ở Brasil, trừ các trường hợp sau không cần làm chứng nhận lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài
Câu hỏi: Khi thực hiện chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil sẽ cần làm những bước cơ bản nào?
Trả lời: Theo quy trình chung của thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil sẽ cần thực hiện qua 2 bước như sau:
Bước 1: Thực hiện chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Bước 2: Thực hiện xác minh giấy tờ tại Đại sứ quán Brasil tại Việt Nam, trụ sở tại Hà Nội
Cá nhân, tổ chức sẽ thực hiện chứng nhận lãnh sự qua 2 bước nêu trên. Trong đó thành phần hồ sơ, trình tự, thẩm quyền thực hiện Luật P&P đã nêu cho bạn đọc ở các mục trên của bài viết.
Câu hỏi: Tôi được biết, hiện nay nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) sẽ phải sử dụng tài khoản VNEID. Vậy tôi có thể sử dụng tài khoản của mình để tạo Tờ khai và nộp hồ sơ cho Công ty được không?
Trả lời: Khi tạo Tờ khai trên trang web của Bộ Ngoại giao để thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự, cá nhân có thể đăng nhập bằng Tài khoản định danh mức độ 2 VNEID và nhập các thông tin. Lưu ý chọn trường thông tin nộp hồ sơ cho doanh nghiệp, cá nhân có thể thay mặt công ty tạo Tờ khai và đặt lịch nộp hồ sơ như đối với hồ sơ của cá nhân mình. Sau đó cá nhân là chủ Tài khoản gửi đầy đủ hồ sơ qua bưu điện hoặc trực tiếp tới Cục Lãnh sự để nộp hồ sơ.
Dịch vụ thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil
- Tư vấn các công việc liên quan đến thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil;
- Tiếp nhận thông tin để thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil;
- Nhận tài liệu từ quý khách để thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil;
- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh hồ sơ thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil;
- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil;
- Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ để sử dụng ở Brasil.
Liên hệ với Luật P&P
Hotline: 0989.869.523/0984.356.608
Email: Lienheluattuvan@gmail.com
