Thủ tục đóng văn phòng đại diện công ty

Thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Khi có nhu cầu mở rộng thị trường, quảng bá sản phẩm doanh nghiệp sẽ thành lập văn phòng đại diện. Tuy nhiên khi văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả hoặc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gặp khó khăn doanh nghiệp sẽ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty là việc thông báo của doanh nghiệp đến phòng đăng ký kinh doanh theo thời gian quy định của pháp luật.

Tại sao phải thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty?

Theo quy định của pháp luật trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện doanh nghiệp phải gửi thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Nếu vi phạm thời gian trên doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo các quy định sau:

- Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

Bên cạnh đó doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nhưng không thông báo cho phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Biện pháp khắc phục buộc thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh.

Điều kiện để thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty là gì?

Để có thể thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty cần phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Phải có lý do chấm dứt hoạt động phù hợp

- Phải có hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật

- Phải có quyết định của công ty được thể hiện qua biên bản họp của công ty

- Phải hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế

Hồ sơ đóng văn phòng đại diện cho công ty bao gồm những gì?

- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty hợp danh; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ                               

- Giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền

Quy trình thực hiện thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty bao gồm mấy bước?

Theo quy định trước khi thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty tại phòng đăng ký kinh doanh , doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đến cơ quan thuế để thực hiện các nghĩa vụ thuế. Vì vậy mà thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty được thực hiện qua hai bước: chốt thuế và đóng văn phòng đại diện tại phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 1: Đóng văn phòng đại diện tại cơ quan thuế

Văn phòng đại diện phải có mã số thuế riêng, phải nộp thuế thu nhập cá nhân và lệ phí môn bài nên khi thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đóng mã số thuế.

Cơ quan có thẩm quyền: cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở

Hồ sơ đóng hiệu lực mã số thuế:

- Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế

- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

- Biên bản họp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản sao)

- Giấy đăng ký mã số thuế (nếu có)

Sau khi nhận được hồ sơ đóng hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện của doanh nghiệp, cơ quan thuế ban hành thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế,  trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định. Sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện cơ quan thuế ban hành thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với cơ quan quản lý thuế hoặc cơ quan thuế hoàn thành việc chuyển toàn bộ nghĩa vụ nợ thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước của đơn vị phụ thuộc sang đơn vị chủ quản.

Bước 2: Đóng văn phòng đại diện tại phòng đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế doanh nghiệp nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh để hoàn thành thủ tục đóng văn phòng đại diện

Thẩm quyền: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư

Hình thức nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ qua mạng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ

Trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xin ý kiến cơ quan thuế về hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện. Trong vòng 05 ngày làm việc nếu không nhận được ý kiến từ chối của cơ quan thuế phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và ra thông báo văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.

Bước 3: Nhận kết quả

Thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty tại nước ngoài được thực hiện như thế nào?

Đối với văn phòng đại diện tại nước ngoài, văn phòng đại diện được đặt tại nước nào thì thủ tục đóng văn phòng đại diện sẽ được thực hiện theo quy định của nước đó. Sauk hi văn phòng đại diện tại nước ngoài chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở trong thời gian 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại nước ngoài.

Những vướng mắc của khách hàng trong quá trình thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty?

Câu hỏi: Để thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty khách hàng cần cung cấp những hồ sơ gì?

Trả lời: Để thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty khách hàng cần cung cấp những giấy tờ sau:

- Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động hoặc quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;

-   Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;

-   Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).

- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động (trường hợp văn phòng đại diện trực thuộc doanh nghiệp được cấp giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương);

Câu hỏi: Khi thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty cần lưu ý những vấn đề gì?

Trả lời: Các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện là:

- Trước khi thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện phải thông báo đến người lao động và hoàn thành các quyền lợi cho người lao động;

- Đối với cơ quan thuế cần phải hoàn thành các nghĩa vụ thuế; trường hợp văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thủ tục đóng văn phòng đại diện phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật nước đó.

- Sau đó trong vòng 30 ngày phải thông báo giải thể văn phòng đại diện với phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.

Câu hỏi: Khi thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty có phải trả lại con dấu không?

Trả lời: Đối với văn phòng đại diện được thành lập trước đây con dấu do cơ quan công an cấp, khi đóng cửa phải làm thủ tục trả con dấu với cơ quan công an. Đối với các văn phòng đại diện do doanh nghiệp khắc dấu không phải trả lại dấu. Con dấu này tự động hết hiệu lực khi văn phòng có thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Hơn nữa theo quy định hiện nay việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Câu hỏi: Thời gian thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty là bao lâu?

Trả lời: Thời gian thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty từ 05-10 ngày làm việc. Thủ tục đóng văn phòng đại diện bao gồm thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế và đóng văn phòng đại diện tại phòng đăng ký kinh doanh. Thời gian để cơ quan thuế đóng hiệu lực mã số thuế 03 ngày làm việc. Thời gian phòng đăng ký kinh doanh ra thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là 05 ngày làm việc.

Dịch vụ thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty

- Tư vấn cho khách hàng thông tin liên quan đến thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty

- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ đóng văn phòng đại diện cho công ty

- Soạn thảo hồ sơ về thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty

- Nộp hồ sơ đóng văn phòng đại diện cho công ty tại phòng đăng ký kinh doanh và làm việc với cơ quan thuế

- Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty

- Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục đóng văn phòng đại diện cho công ty

Liên hệ với Luật P&P

Hotline: 0989.869.523/0984.356.608

Email: Lienheluattuvan@gmail.com