Thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty

Đặc điểm của chi nhánh

- Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phải nằm trong phạm vi  với ngành, nghề kinh doanh của công ty mẹ; 

- Mỗi chi nhánh sẽ được cấp một mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;

- Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp;

- Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền;

- Pháp nhân có quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập, thực hiện;

Quyền đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty

Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Lưu ý:

- Có thể thành lập chi nhánh của công ty ở trong nước và nước ngoài.

- Đối với trường hợp thành lập trong nước thì có thể thành lập tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

- Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.

- Khi đặt trụ sở chi nhánh ở tỉnh/thành phố khác nơi đặt trụ sở chính, cần nghiên cứu những quy định pháp luật có liên quan về ngành, nghề được phép kinh doanh tại nơi đặt trụ sở chi nhánh do không phải tất cả các ngành nghề doanh nghiệp đăng ký đều cho phép thực hiện.

Khi nào nên đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty?

- Doanh nghiệp bạn cần mở rộng kinh doanh ra các tỉnh/ thành phố hoặc hơn thế nữa là ra nước ngoài, làm thế nào để có thể đặt các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp của mình để quản lý hoạt động kinh doanh tại các tỉnh/thành phố đó ? Nếu bạn đang đặt ra câu hỏi này thì bạn nên thành lập chi nhánh cho công ty mình. Cùng với đó, nếu công ty bạn muốn mở rộng sản xuất tại một địa phương khác, nơi công ty đã có đất đai, thuận lợi nhập nguyên liệu và xuất sản phẩm thì cũng nên lập chi nhánh tại địa phương đó;

- Chi nhánh giúp công ty có thể mở rộng việc kinh doanh: Khi thành lập chi nhánh công ty bạn sẽ giúp thương hiệu của công ty được biết đến nhiều hơn và tiếp cận khách hàng dễ dàng. Hơn nữa, chi nhánh công ty sử dụng tên của công ty chính nên bạn không mất công quảng bá thương hiệu;

- Thuận tiện cho khách hàng: chi nhánh công ty có chức năng ủy quyền như công ty vì vậy khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc sẽ không mất công liên hệ với công ty mẹ, tạo được uy tín và sự tin tưởng của khách hàng. 

Sự khác nhau giữa Chi nhánh và văn phòng đại diện?

Cách đặt tên khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty

- Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”

- Tên chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh. Tên chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.

- Phần tên riêng trong tên chi nhánh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

VD: Chi nhánh của công ty TNHH luật tư vấn P&P Việt Nam sẽ có tên là: Chi nhánh công ty TNHH luật tư vấn P&P Việt Nam.

Khi đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty đặt địa chỉ như nào ?

- Không đặt địa chỉ chi nhánh không đúng chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh như:  Căn hộ chung cư có mục đích để ở; Nhà tập thể có diện tích sử dụng chung; Trên diện tích đất đang quy hoạch hay đất không đúng mục đích sử dụng như đất rừng, đất nông nghiệp...

- Đối với trường hợp thương nhân nước ngoài mở chi nhánh tại Việt Nam cần lưu ý thêm như sau:

+ Địa điểm đặt trụ sở Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

+ Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Ngành nghề khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty

- Đối với các doanh nghiệp trong nước Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp

- Đối với thường nhân nước ngoài: Chi nhánh hoạt động cung ứng dịch vụ trong các ngành dịch vụ, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Chi nhánh trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; Trường hợp Chi nhánh hoạt động trong các ngành, nghề mà pháp luật quy định phải có điều kiện thì Chi nhánh chỉ được hoạt động khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Thành phần hồ sơ khi thực hiện thủ tục đăng ký lập chi nhánh cho công ty ?

- Thông báo lập chi nhánh theo mẫu gồm các nội dung sau: Mã số doanh nghiệp; Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; Tên chi nhánh dự định thành lập; Địa chỉ trụ sở chi nhánh, Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, Thông tin đăng ký thuế; Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu chi nhánh,  Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh

+ Đối với người Việt Nam: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty

- Thẩm quyền: Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh/Thành phố nơi đặt tru sở chi nhánh

- Cách thức thực hiện: Nộp online qua hệ thống đăng ký kinh doanh

- Thời gian thực hiện: 03 – 05 làm việc

- Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh 

+ Bước 2: Nộp hồ sơ lên phòng đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư 

+ Bước 3: Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh, . Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

+ Bước 4: Nhận kết quả thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh công ty tại Sở kế hoạch và đầu tư 

Phải làm gì sau khi thực hiện xong thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty ?

- Sau khi đăng ký thành lập chi nhánh công ty cần thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài cho chi nhánh.

+ Theo Khoản 6 Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, chi nhánh của doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật là đối tượng phải nộp lệ phí môn bài.

+ Cũng theo Điều 4 nghị định này thì mức nộp lệ phí của chi nhánh là 1.000.000 đồng/năm.

+ Thời hạn kê khai lệ phí môn bài là: Khai lệ phí môn bài một lần khi tổ chức mới ra hoạt động kinh doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Bên cạnh đó chi nhánh phải treo biển công ty tại trụ sở nơi đặt chi nhánh theo quy định tại Khoản 4 điều 37 Luật doanh nghiệp 2020 "Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành"

Vướng mắc khi thực hiện thủ tục đăng ký ký thành lập chi nhánh cho công ty

Câu hỏi: Chúng tôi có được đăng ký thành lập nhiều chi nhánh công ty không ?

Trả lời: Pháp luật không hạn chế số lượng chi nhánh của các công ty. Như vậy công ty bạn hoàn toàn có thể tiến hành đăng ký thành lập nhiều chi nhánh cho công ty.

Câu hỏi: Trong công ty thì ai là người có quyền quyết định thành lập chi nhánh cho công ty ?

Luật P&P trả lời: Trong công ty thì đối với công ty Cổ phần thì hội đồng quản trị sẽ là người quyết định đăng ký thành lập chi nhán;  Trong công ty Trách nhiệm hữu hạn thì hội đồng thành viên là người quyết định đăng ký thành lập chi nhánh; Trong công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì việc đăng ký thành lập chi nhánh phụ thuộc vào quyết định của chủ sở hữu công ty.

Câu hỏi: Công ty muốn để thêm một ngành nghề của chi nhánh mà ngành nghề đó không có trong danh sách ngành nghề của công ty mẹ. Vậy để ngành nghề như vậy có được không?

Trả lời: Theo quy định “Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp” Như vậy công ty bạn sẽ không được đăng ký ngành nghề của chi nhánh khác với ngành nghề của công ty mẹ. và phương án để làm là bạn phải thực hiện thủ tục đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh ngành nghề của công ty mẹ trước sau đó mới thực hiện đăng ký ngành nghề cho chi nhánh sau.

Câu hỏi: Khi công ty chúng tôi muốn nhờ dịch vụ thành lập chí nhánh của công ty bạn thì chúng tôi cần cung cấp nhưng giấy tờ và thông tin gì?

Trả lời: Để được hỗ trợ thành lập chi nhánh thì công ty cung cấp giúp các giấy tờ và thông tin sau ạ

Giấy tờ cần cung cấp

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ bản chụp hoặc bản sao 

- Giấy tờ nhân thân của người đứng đầu chi nhánh

Thông tin cần cung cấp: 

- Tên chi nhánh

- Địa điểm đặt chi nhánh

- Thông tin người đứng đầu chi nhánh